به گفته رئیس بازاریابی شرکتی آسانا، 4 مانع برتر برای بهره وری تیم شما و اینکه چگونه هوش مصنوعی می تواند آنها را حل کند.

شما کامپیوتر خود را صبح دوشنبه باز می کنید و چند پیام Slack در مورد کمپینی که در روز سه شنبه راه اندازی می کنید دارید.

بعد از اینکه به آنها پاسخ دادید، صندوق ورودی خود را بررسی می کنید و می بینید که در برخی از اسلایدها برای همان کمپین تگ شده اید.

پس از اتمام پاسخ‌دهی، به یک تماس Zoom می‌روید تا با ذینفعان درباره کارهای لحظه آخری که برای راه‌اندازی باید تکمیل شوند، گپ بزنید. تعدادی از ذینفعان از شما می خواهند که پیامی از جلسه را ایمیل کنید، بنابراین شما این کار را انجام دهید.

اما دیگران ترجیح می دهند آنها را در اسناد Google مناسب برچسب گذاری کنید، بنابراین شما نیز این کار را انجام دهید.

ناگهان ساعت 1 بعدازظهر است و شما هیچ کار اساسی در لیست کارهای خود برای راه اندازی این پروژه انجام نداده اید. تمام روز شما به برنامه‌های پیام‌رسان مختلف، صفحه‌های اسلاید و تماس‌های زوم می‌رفت و فقط سعی می‌کردید همه را هم‌تراز کنید.

آشنا به نظر می رسد؟

من با جیک سرف، رئیس بازاریابی شرکتی در آسانا صحبت کردم تا بزرگ‌ترین چالش‌هایی را که اکثر تیم‌ها در رابطه با بهره‌وری در سال 2024 با آن روبرو هستند، حل کنم – و اینکه چگونه می‌توانید آنها را حل کنید.

وقتی صحبت از بهره وری به میان می آید، تیم ها چه اشتباه می کنند

جیک با هرج و مرجی که وقتی روی ایجاد فرآیندهای کارآمد برای بهره وری در کل تیم تمرکز نمی کنید، می تواند به وجود بیاید.

او به من گفت: «ممکن است هرج و مرج شود،» و افزود: «قبل از اینکه به آسانا بپیوندم، به این فکر کردم که چگونه وقتم را صرف هماهنگی با مردم می کنم – و این یک آشفتگی بود. ما روی اسناد ایمیل، Slack و Google و اسلایدها خواهیم بود. و شما هرگز واقعاً نمی‌دانستید چه کسی چه کاری و چه زمانی انجام می‌دهد، و فراموش ، هدفی که همه به دنبال آن بودیم بسیار آسان بود.»

که به طرز دردناکی قابل ارتباط به نظر می رسد. خوشبختانه، او نکات آزمایش شده و درستی برای تمیز ، فرآیندهای تیم شما و ایجاد گزینه های مقیاس پذیرتر برای بهبود همکاری متقابل دارد.

1. هر یک از رهبران تیم باید بدانند که چگونه کارشان به اهداف شرکت می رسد – و باید آن را در جریان کاری خود روشن کنند.

مردم همیشه می‌خواهند بدانند که چگونه کارشان با ابتکارات استراتژیک گسترده‌تر مرتبط است. آن‌ها می‌خواهند احساس کنند دیده می‌شوند، ارزش دارند و می‌دانند که تأثیر می‌گذارند. بسیاری از کار یک رهبر این است که مطمئن شود افراد بر روی اولویت‌های درست کار می‌کنند و با اهدافی هماهنگ می‌شوند که سوزن را حرکت می‌دهند.

این چیزی است که محصولی مانند آسانا را بسیار حیاتی می کند. جیک به راحتی می‌تواند مطمئن شود که تیمش را بر روی وظایف خاص مدیریت نمی‌کند، و این به این دلیل است که در آسانا او می‌تواند ببیند که چگونه هر یک از وظایف فرعی تیمش برای رسیدن به اهداف کلیدی شرکت برای سال 2024 مسئولیت دارند.

علاوه بر این، برای حل اهداف متضاد میان بخش، استفاده از یک ابزار بهره وری متمرکز که اولویت های شرکت را از بالا به پایین برجسته می کند، می تواند مفید باشد.

“به عنوان یک رهبر، بخش عمده ای از کار ما این است که مطمئن شویم مردم روی چیزهای درست کار می کنند، کمک به رفع انسداد اعضای تیم و توانمندسازی آنها برای داشتن یک ستاره شمالی. این برای بهره‌وری خوب است، زیرا وقتی افراد احساس می‌کنند دارند روی چیزهای مهم کار می‌کنند، کار بهتری انجام می‌دهند.

او می‌افزاید: «لازم نیست که در جزئیات به‌خوبی درگیر باشید. شما می توانید به اعضای تیم بگویید چه چیزی و چرا، و آنها می توانند بقیه را دریابند. اما روشن بودن در مورد اهداف کلان، بهره وری را به بالا، پایین و در سراسر سازمان باز می کند.

اگر با مسائل بهره وری سر و کار دارید، با اطمینان از همسویی هر رهبر با اهداف اصلی شرکت برای سال 2024 شروع کنید – و سپس آنها را موظف کنید نشان دهند که چگونه همه پروژه های تیمشان به آن هدف نهایی می رسند. اگر وظیفه ای مناسب نیست، وقت آن است که تمرکز مجدد بر روی فعالیت هایی که انجام می دهند را در نظر بگیرید.

2. هوش مصنوعی خود را “نقشی” برای ارتقای بهره وری تیم خود تعیین کنید.

در دو سال گذشته گفتگوهای زیادی پیرامون هوش مصنوعی انجام شده است، اما مردم هنوز در مورد پیشرفت هایی که می تواند در زندگی روزمره خود ایجاد کند، تردید دارند.

در واقع، 62 درصد از بازاریابان در سطح جهان معتقدند که مردم باید از هوش مصنوعی در نقش خود استفاده کنند. برای جیک، هوش مصنوعی به عنوان یک ابزار بسیار مفیدتر است هم تیمی به جای یک ابزار

“زندگی من به شدت تغییر کرد وقتی که از هوش مصنوعی با درخواست های عمومی مانند،”لطفا این پست وبلاگ را بنویسیدو در عوض به این موضوع پرداختم که می‌خواهم هوش مصنوعی چه کسی باشد:لطفاً این پست وبلاگ را طوری بنویسید که انگار یک نویسنده فناوری در یک شرکت بزرگ SaaS هستید.“”

جیک به شدت توصیه می کند که در هنگام استفاده از هوش مصنوعی برای بهره وری، «نقشی» به هوش مصنوعی اختصاص دهید.

زمانی که تیم‌ها روی یک ابتکار مهم کار می‌کنند و به هر ربات هوش مصنوعی نقش خاص خود را می‌دهید، خروجی بسیار بیشتر است. فرض کنید در حال نوشتن یک پست وبلاگ هستید – می توانید هوش مصنوعی را به عنوان ویرایشگر، بررسی کننده واقعیت یا استراتژیست محتوا تعیین کنید.

او می افزاید: «یا اگر از ابزارهایی مانند آسانا استفاده می کنید، به هوش مصنوعی که یکی از بزرگترین مدیران پروژه در جهان است، دسترسی خواهید داشت. این می‌تواند به شما کمک کند مشکلات و درخواست‌های تریاژ را رفع انسداد کنید و مطمئن شوید که افراد روی چیزهای درست کار می‌کنند.»

در حالت ایده‌آل، ابزارهای بهره‌وری که استفاده می‌کنید، قابلیت‌های هوش مصنوعی داخلی دارند. اگر نه، ببینید از کدام افزونه ها یا ابزارهای خارجی می توانید برای افزایش کارایی استفاده کنید.

3. از هوش مصنوعی برای به حداقل رساندن مشغله کاری استفاده کنید.

نقطه مقابل بهره وری مشغله کاری است.

اگر تیم شما درگیر کارهای کم اهمیت است، احتمالا انرژی یا زمانی برای تمرکز روی اهداف تصویر بزرگی که بیشترین تأثیر تیم شما را به خود اختصاص می دهد، ندارند.

این یک مانع بزرگ است – و می توان آن را با هوش مصنوعی حل کرد.

جیک مثالی از استفاده مجدد از محتوا را به عنوان فرصتی برای افزایش بهره وری ارائه می دهد. او می‌گوید: «با هوش مصنوعی، می‌توانید یک سخنرانی کلیدی داشته باشید و از هوش مصنوعی بخواهید که پیش‌نویس یک پست وبلاگ را در سخنرانی اصلی ارائه کند. یا، می‌توانید اسکریپت کلیدی خود را بردارید و از هوش مصنوعی بخواهید که خود ارائه را طراحی کند.»

او ادامه می‌دهد: «یافتن راه‌های جدید برای افزایش طول عمر و تأثیر محتوای شما یکی از بهترین راه‌ها برای استفاده از هوش مصنوعی است.»

علاوه بر این، جیک بازاریابان را تشویق می‌کند تا از هوش مصنوعی برای تولید محتوا و همچنین خروجی‌های خلاقانه‌تر مانند نظرات مدیران، ارسال بازخورد به هم تیمی‌ها، طرح ایده‌ها، سناریوهای ایفای نقش و موارد دیگر استفاده کنند.

4. یک فضای کاری متمرکز داشته باشید تا تیم ها به صورت متقابل کار کنند.

در نهایت، هیچ یک از اینها بدون ایجاد یک پایه قوی برای همکاری متقابل کارآمد و مقیاس پذیر امکان پذیر نیست.

آن دسته اسلایدها و اسناد Google و پیام‌ها و ایمیل‌های Slack را که قبلاً ذکر کردم را به خاطر دارید؟ چرا سعی نمی کنید کارهای بیشتری را در یک مکان متمرکز قرار دهید؟

جیک می‌گوید: «بهره‌وری به دیده شدن بستگی دارد. تیم شما باید در همان جهت پارو بزند. داشتن ابزاری مانند آسانا برای بهره وری تیم ما بسیار مفید بوده است – شما به مکانی نیاز دارید که بتوانید اهداف خود را تعیین کنید و سپس تمام کارهای تیم را دنبال کنید و افراد را مسئول نگه دارید.

او اضافه می‌کند: «به‌علاوه، بسیار مهم است که هنگام تنظیم استراتژی، از همان فضای کاری متمرکز استفاده کنید تا حول وظایف و ابتکاراتی که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک می‌کند، همسو باشید.»

به عبارت دیگر – پرش بین 30 برنامه و ابزار مختلف پیام رسانی و ایجاد محتوا برای بهره وری طولانی مدت مفید نیست. به عنوان یک رهبر، وظیفه شما این است که بفهمید چگونه می توانید تا آنجا که می توانید در یک مکان متمرکز شوید – و سپس از هوش مصنوعی برای افزایش همه چیز استفاده کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اینکه چگونه HubSpot و Asana به بازاریابان کمک می کنند تا بهره وری را افزایش دهند، به ادغام HubSpot و Asana که امروز در دسترس است نگاهی بیندازید.