چگونه از افراد و برند خود محافظت کنید

فقدان دستورالعمل های رسانه های اجتماعی می تواند کارمندان را از تبدیل شدن به حامیان برند و حتی متقاضیان از پیوستن به شرکت شما منصرف کند. من از روی تجربهی شخصی صحبت میکنم.

وقتی برای اولین بار به لینکدین ملحق شدم، نمایه من گفت که به جای اینکه نام آن را یادداشت کنم و به صفحه شرکت پیوند دهم، برای “شرکت خدمات مالی Bay area Fortune 500” کار می کنم. به زودی پروفایل بسیاری از همکارانم همین را گفتند.

ببینید، سازمان ما در تلاش بود تا سیاست‌های رسانه‌های اجتماعی خود را در محدوده‌های یک صنعت به شدت تنظیم‌شده کشف کند. دسترسی به هر وب‌سایتی با یک مؤلفه اجتماعی – از جمله YouTube را مسدود کرد. وقتی از کارمندان در مورد استفاده از رسانه های اجتماعی در زمان و دستگاه های خود سؤال شد، راهنمایی اولیه شرکت این بود که آنها اصلاً نمی خواستند از رسانه های اجتماعی استفاده کنند.

خب، قرار نبود این اتفاق بیفتد. درعوض، به لطف گفتگوهای طولانی با همکاران حقوقی و حقوقی خود، به راه حلی دست یافتم: هر نامی از کارفرمای خود را در تمام نمایه های عمومی خود پاک کردم.

چرا حمایت اجتماعی کارکنان اهمیت دارد؟

چرا طرفداران برند کارمند اهمیت دارند؟ زیرا مردم به طور فزاینده ای نسبت به ادعاهای برند و دولت محتاط و بی اعتماد هستند و نظرات همتایان خود را ترجیح می دهند.

فشارسنج اعتماد ادلمن بر این پیام تأکید کرد. در تکرار خود در سال 2024 متوجه شد که مردم نگران این هستند که رسانه ها (64٪) و رهبران مشاغل (61٪) عمداً سعی می کنند مردم را با گفتن چیزهایی که می دانند نادرست یا اغراق های فاحش هستند گمراه کنند.

این تغییر در اعتماد به یک مزیت رقابتی برای برندهایی تبدیل می‌شود که هزاران سفیر مشتاق برند را پرورش می‌دهند، اما این امر مستلزم دستورالعمل‌های مستند رسانه‌های اجتماعی کارکنان است تا نه تنها به اعضای تیم شما اجازه دهد تا در فضای اجتماعی رشد کنند، بلکه از برند شما در برابر خطرات قانونی محافظت کنند.

رویکردی مسئولانه نسبت به سیاست های رسانه های اجتماعی محل کار داشته باشید

چه بخواهید چه نخواهید، کارمندان در مورد شرکت شما در رسانه های اجتماعی صحبت خواهند کرد و این حق محافظت شده توسط فدرال آنهاست که این کار را انجام دهند.

زیاد کسب‌وکارها با ترس واکنش نشان می‌دهند و محدودیت‌های گسترده‌ای در مورد آنچه که کارکنان می‌توانند یا نمی‌توانند به صورت آنلاین در دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی شرکتشان بگویند، ایجاد می‌کنند. آنها از کارمندان می خواهند که با لیستی از نبایدها موافقت کنند و به گفتگو پایان دهند.

با این حال، شرکت‌های نوآور به طور فزاینده‌ای به حمایت از کارکنان اولویت می‌دهند، زیرا هم حفظ کارمندان و هم مزایای اصلی را می‌بینند. یک مطالعه موردی اخیر نشان داد که Salesforce، رهبر فناوری، حدود یک سوم از پایگاه 73000 نفری کارمند خود را به عنوان حامیان برند فعال کرده است که منجر به بازگشت سرمایه 2000 درصدی در برنامه سفیر اجتماعی خود شده است.

دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی برای کارمندان به‌عنوان حفاظی برای فعالیت‌های آنلاین عمل می‌کنند و به کارکنان نشان می‌دهند که می‌خواهید به صورت آنلاین درگیر شوند و به موفقیت شرکت شما در رسانه‌های اجتماعی کمک می‌کنند.

نکات ضروری را برای دستورالعمل های خود دنبال کنید

طول دستورالعمل های رسانه های اجتماعی شرکت شما کمتر از دسترسی و کیفیت آنها اهمیت دارد. اطمینان حاصل کنید که هر کارمندی می تواند دستورالعمل ها را درک کند. برای فعالیت های خاص، مانند آموزش یا کمپین های منحصر به فرد، برگه های تک پیجر یا تقلب ایجاد کنید.

حداقل، تمام دستورالعمل های رسانه های اجتماعی کارکنان باید شامل عناصر زیر باشد:

• هدف برند در رسانه های اجتماعی – هدف برند را برای هر پلتفرم اجتماعی مستند کنید. چه برای استخدام، تقویت محتوا، حمایت از مشتری و غیره، دستورالعمل ها باید توضیح دهند که چرا شرکت در هر کانال وجود دارد و چگونه کارمندان می توانند از این هدف حمایت کنند.
• راهنمای سبک شرکت – هرگونه نیاز به علامت تجاری و املای محصولات و خدمات شرکت را فهرست کنید تا کارمندان برند را به درستی ارائه دهند. شما همچنین باید شخصیت برند خود و هرگونه ملاحظات زبانی را تعریف کنید.
• دسترسی به پوشه دارایی برند مشترک – یک پوشه مرکزی ایجاد کنید که کارمندان بتوانند به آرم های شرکت، نحوه انجام کار، سؤالات متداول مشترک، سرصفحه های پروفایل مارک برای سایت های اجتماعی و موارد دیگر دسترسی داشته باشند. ایجاد لیستی از هشتگ های ترجیحی و اهداف آنها را در نظر بگیرید، به خصوص با هشتگ های شرکتی مانند دل. #IWorkForDell یا آی بی ام #ProudIBMer. نگه داشتن این اطلاعات در یک مکان، احتمال ماندن کارمندان در برند را افزایش می دهد.

برای نگاهی عمیق‌تر به این حوزه‌ها، از جمله منابعی که به شما کمک می‌کنند اهداف رسانه‌های اجتماعی خود را تعریف کنید، مقاله من را بررسی کنید، چرا دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی کلید باز ، قفل حمایت از برند کارکنان هستند.

از دستورالعمل ها به عنوان دفاع از برند استفاده کنید

زمانی که کارمندان از کانال‌های رسانه‌های اجتماعی خود به روش‌های تایید نشده استفاده می‌کنند و شرکت‌های باهوش اهمیت توسعه دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی گسترده را می‌دانند، خطر برای شرکت‌ها می‌تواند زیاد باشد.

از مشکلات احتمالی پیشی بگیرید و در دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی کارکنان خود به این مشکلات بسیار رایج رسانه‌های اجتماعی بپردازید:

• نگرانی های حقوقی – در شروع همه پروژه ها به طور باورنکردنی روشن کنید که چه چیزی برای اشتراک گذاری اجتماعی تایید شده است و چه چیزی تایید نشده است. همچنین، در حالی که بسیاری از مردم در مورد استفاده از سلب مسئولیت «دیدگاه‌ها متعلق به من هستند» متفاوت هستند، شرکت‌های بزرگ باید در مورد اینکه آیا می‌خواهند کارمندان چنین بند در حساب‌های خود داشته باشند یا خیر، بحث کنند.
• حساب‌های تجاری غیرمجاز – هنگامی که شرکت شما در کشور یا جهان شما را در بر می گیرد، کارمندان ممکن است حساب های محلی ایجاد کنند. با فهرست ، همه حساب‌های رسمی شرکت در دستورالعمل‌های اجتماعی خود و درخواست از اعضای تیم فقط از آن‌ها برای موضوعات مرتبط با برند، به این موضوع رسیدگی کنید.

داشتن یک فرم درخواست رسانه های اجتماعی را در نظر بگیرید که به کارمندان اجازه می دهد حساب ها یا محتوای جدید را پیشنهاد دهند. به این ترتیب، می توان با یک مکالمه در مقابل درخواست ایمیل برای حذف حساب سرکش، اشتیاق آنها را بهتر مهار کرد.

• کارمندان ، شده – وقتی کارمندان به سمت فرصت‌های شغلی مختلف می‌روند، ممکن است فراموش کنند پروفایل‌های خود را به‌روزرسانی کنند تا توجه داشته باشند که دیگر در شرکت شما نیستند. این می تواند باعث سردرگمی آنها شود وقتی که آنها شروع به ارسال محتوا در مورد شرکت های جدید خود می کنند یا هنگامی که مشتریان در LinkedIn برای یافتن کارکنان جستجو می کنند. در حالی که نمی‌توانید افراد را مجبور کنید اطلاعات حساب اجتماعی خود را تغییر دهند، حداقل می‌توانید این درخواست را بخشی از فرآیند خروج یا خارج از هواپیما قرار دهید.

نمونه هایی از دستورالعمل های رسانه های اجتماعی سازمانی

بسیاری از برندها دستورالعمل های رسانه های اجتماعی شرکت خود را عمومی می کنند. این مثال ها می توانند به عنوان مدل های عالی برای دستورالعمل های شرکت شما باشند. با این حال، به خاطر داشته باشید که اینها فقط اسنادی هستند که در معرض دید عموم قرار دارند. سازمان ها ممکن است راهنماهای گسترده تری برای مخاطبان داخلی داشته باشند.

هر یک از این سه مثال دارای عناصر منحصربه‌فردی هستند، اما آنها به یک نکته خلاصه می‌شوند – همه نمی‌دانند چگونه آنلاین عمل کنند.

• دانشگاه استنفورد: این دستورالعمل‌های گسترده دارای بخش کوچک و در عین حال آموزنده‌ای در مورد استفاده یک کارمند از رسانه‌های اجتماعی است. نکات اصلی این است که چگونه کارکنان در قبال آنچه در شبکه اجتماعی می گویند مسئول هستند و چگونه باید در مورد تأثیر مشارکت اجتماعی آنها بر شهرت سازمان فکر کنند. اگرچه این ممکن است کلی به نظر برسد، این خط‌مشی به سیاست‌های امنیت اطلاعات و حفظ حریم خصوصی دانشگاه نیز مرتبط است. چیزی که واقعاً این سیاست اجتماعی را متمایز می کند، دقیق بودن آن در بحث استفاده از اجتماعی از طرف سازمان است.
• IBM: آنچه در این راهنما برجسته است (دیگر در سایت عمومی IBM موجود نیست) این است که کارمندان به وضوح تشویق می شوند تا در گفتگوهای صنعتی آنلاین شرکت کنند و وبلاگ های خود را داشته باشند. “شخصیت خود را به منصه ظهور برسانید” بخشی از دستورالعمل های شرکت است، با احتیاط لازم برای استفاده نکردن از کلمات توهین آمیز یا مضر.
• Dell: این خط مشی به پنج نکته قابل هضم برای کارمندان تقسیم شده است و آنها را برای سؤالات بیشتر به ایمیل تیم رسانه اجتماعی Dell هدایت می کند. این موضوع به حساب‌های سرکش رسیدگی می‌کند، و خاطرنشان می‌کند که حسابی که برای Dell ایجاد می‌شود ممکن است دارایی دل در نظر گرفته شود و نمی‌توان حساب‌هایی را برای موفقیت حساب‌های شرکتی دل ایجاد کرد.

به کارکنان در مورد دستورالعمل های رسانه های اجتماعی آموزش دهید

به عنوان بخشی از کارمندی هر کارمند، یکی از اعضای تیم اجتماعی باید در مورد خط‌مشی‌ها و دستورالعمل‌های رسانه‌های اجتماعی شرکت صحبت کند و به هر استخدامی جدید کمک کند تا کانال‌های خود را به روشی مرتبط با برند راه‌اندازی کند.

برای حفظ و افزایش آگاهی از سیاست های رسانه های اجتماعی شرکت، خلاق باشید:

• میزبان ناهار و مکالمات یادگیری باشید. این جلسات اطلاعاتی به کارمندان این امکان را می دهد که از غذای خود لذت ببرند در حالی که شما در مورد موضوعات مرتبط با کانال های رسانه های اجتماعی شرکت خود بحث می کنید. اگر شرکت شما چندین دفتر دارد، یک جلسه ویدیویی برگزار کنید. مکالمه را ضبط کنید تا یک فایل پخش برای کسانی که نمی توانند شرکت کنند ارائه کنید.
• ساعات اداری شبکه های اجتماعی را ارسال کنید. اگر کارمندان در پرسیدن سؤال در طول جلسات یا فعالیت‌های روزانه معمولی مردد هستند، با میزبانی از ساعات اداری منظم در رسانه‌های اجتماعی، مکانی امن را برای زمان عمیق و تک به تک به آنها بدهید. این استراتژی تیم اجتماعی شما را به عنوان یک منبع مفید به جای پلیس برند معرفی می کند.
• ایمیل های تقویت شبکه های اجتماعی ارسال کنید. به طور مرتب به کارمندان ایمیل بزنید تا محتوایی را که می خواهید تقویت کنند به اشتراک بگذارند. برای کارمندان پرمشغله، متن پیشنهادی را اضافه کنید. با این حال، نمی‌توانید تنها به ایمیل اعتماد کنید، زیرا ایمیل‌های داخلی دارای میانگین نرخ باز شدن ۷۶ درصد هستند.
• یک کانال شبکه اجتماعی Slack یا Teams ایجاد کنید. اگر Slack یا Microsoft Teams جایی است که کار در سازمان شما اتفاق می افتد، تمام محتوای اجتماعی خود را نیز در آنجا به اشتراک بگذارید.
• جلسات کارمندان را برگزار کنید. اسلایدهای به روز رسانی/یادآوری منظم ایجاد کنید که کارمندان می توانند در عرشه های ارائه در طول شرکت، جلسات همه تیمی، یا جلسات فردی گروهی یا اداری قرار دهند.
• از اینترانت شرکت استفاده کنید. اینترانت می تواند منبعی عالی برای افزایش بهره وری و توزیع اطلاعات بین کارکنان باشد. به‌روزرسانی‌های خط‌مشی‌های رسانه‌های اجتماعی را به اشتراک بگذارید و از آن به عنوان مرکزی برای همه منابع اجتماعی خود استفاده کنید.
• فیلم های آموزشی را توسعه دهید. با در دسترس بودن منابع داخلی بیشتر، شرکت ها می توانند با استفاده از ویدئو برای آموزش کارکنان در مورد موضوعات مرتبط با اجتماعی، کاوش کنند. تحقیقات نشان داده است که بینندگان هنگام تماشای یک ویدیو در مقایسه با متن فقط 95 درصد از یک پیام را حفظ می کنند، بنابراین تعهد زمانی برای ایجاد یک ویدیو می تواند در حفظ پیام نتیجه دهد.

با دستورالعمل های رسانه های اجتماعی کارکنان به موفقیت خود ادامه دهید

علاوه بر دستورالعمل‌های اصلی رسانه‌های اجتماعی شرکت، اطمینان حاصل کنید که کارمندان می‌توانند به صدای برند دسترسی داشته باشند تا بتوانند زبان برند شما را بازتاب دهند و با محتوایی درگیر شوند که فکر می‌کنید به بهترین نحو از آنچه می‌خواهید کارمندانتان را در پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی انجام می‌دهند تقلید کند.

نظارت مستمر و آموزش، کلیدهایی هستند که بیشترین بهره را از دستورالعمل های شما می برند. اما با داشتن یک پایگاه مشتاق طرفدار برند در کنار شما، احتمالاً بازده اجتماعی مورد نیاز برای دستیابی به اهداف خود را مشاهده خواهید کرد.

به روز شده از مقاله ژانویه 2020.

مطالب مرتبط دستچین شده:

تصویر روی جلد توسط جوزف کالینوفسکی/موسسه بازاریابی محتوا