چگونه امنیت بازدیدکنندگان را در محیط کار تقویت کنیم؟

ما تمام تلاش خود را می کنیم تا نرم افزار خود را ایمن کنیم – از دستگاه های تجاری گرفته تا انتخاب دقیق CRM برای جمع آوری و ذخیره داده های مشتری. اما آیا می دانستید چیزی به سادگی یک کتاب بازدیدکننده کاغذی می تواند تمام این انتخاب های استراتژیک را تضعیف کند؟

وقتی صحبت از ایمنی و امنیت در محل کار می شود، بیشتر بیشتر می شود. از آنجایی که ما همچنان به راه‌حل‌های دیجیتالی برای کمک به ایمن‌سازی محیط کار تکیه می‌کنیم، و از آنجایی که مردم حقوق حریم خصوصی داده‌های خود را در اختیار می‌گیرند، محافظت نه تنها از کارمندان، بلکه از بازدیدکنندگان و داده‌های آن‌ها نیز ضروری است.

دفترچه ثبت نام کاغذی که اغلب روی میز پذیرش گذاشته می شود، سازمان شما را در برابر نقض داده ها، عدم رعایت قوانین حفظ حریم خصوصی و خطر آسیب فیزیکی آسیب پذیر می کند. بیایید بررسی کنیم که چگونه ارتقاء امنیت بازدیدکنندگان می‌تواند از محل کار شما محافظت کند.

تضمین سطوح بالای امنیت مستلزم کنترل دقیق دسترسی و نظارت بر فعالیت بازدیدکنندگان است. انجام این کار به کاهش خطر کمک می کند، احتمال نقض امنیت را کاهش می دهد و فضایی امن و دلپذیر ایجاد می کند.

با رعایت الزامات قانونی، کسب و کار شما می تواند از دام های قانونی جلوگیری کند و تعهد خود را نسبت به ایمنی و رفاه همه کسانی که از درهای آن عبور می کنند نشان دهد. یک رویکرد جامع به امنیت بازدیدکنندگان برای حفظ ایمنی، امنیت و شهرت هر سازمانی حیاتی است.

چرا اولویت دادن به امنیت بازدیدکنندگان در محل کار مهم است؟

اولویت‌بندی امنیت بازدیدکنندگان فقط بهترین روش نیست – یک الزام قانونی است. سوء استفاده از داده های شخصی می تواند کسب و کار شما را در معرض خطر بزرگی قرار دهد، هم از نظر مالی و هم از نظر اعتبار و اعتماد.

قوانینی مانند GDPR (بریتانیا و اروپا)، CCPA (کالیفرنیا)، C-TPAT (کانادا)، و قانون حفظ حریم خصوصی (استرالیا) نحوه مدیریت کسب‌وکارها با داده‌های شخصی را تغییر داده‌اند. برای سازمان‌هایی که در هر منطقه‌ای فعالیت می‌کنند که قانون حفظ حریم خصوصی داده‌ها وجود دارد، مطابقت با آن‌طور که فیسبوک در سال 2023 تجربه کرد، برای جلوگیری از جریمه‌های مالی و مطبوعات بد بسیار مهم است.

یک سیستم مدیریت بازدیدکننده سازگار (VMS) فراتر از ثبت ورود و خروج افراد به مرکز شما است. این اطمینان حاصل می کند که اطلاعات بازدیدکنندگان به طور ایمن ذخیره می شود، فقط توسط پرسنل مجاز قابل دسترسی است و برای احترام به حریم خصوصی افراد استفاده می شود.

از سوی دیگر، کتاب‌های بازدیدکننده کاغذی، خطرات متعددی را به همراه دارند. آنها به راحتی برای هر کسی قابل دسترسی هستند و می توانند دستکاری شوند، که منجر به نقض انطباق با مقررات می شود. علاوه بر این، یافتن و حذف داده ها تقریباً غیرممکن است. به عنوان مثال، اگر یک بازدیدکننده درخواست حذف داده های خود را داشته باشد، پیدا ، و حذف آن از یک کتاب کاغذی بدون به خطر انداختن سایر اطلاعات حساس ممکن است دشوار و وقت گیر باشد.

در این راستا، یک سیستم مدیریت بازدیدکنندگان نه تنها به حفظ انطباق کمک می کند، بلکه تعهد به حفظ حریم خصوصی و امنیت بازدیدکنندگان را نشان می دهد. با اجرای راه‌حل‌های مدرن و سازگار برای امنیت بازدیدکنندگان، از عملیات تجاری محافظت می‌کنید، با ذینفعان اعتماد ایجاد می‌کنید و از مجازات‌های شدید مرتبط با نقض داده‌ها اجتناب می‌کنید.

یک کتاب بازدیدکننده مطابق با GDPR چگونه است؟

کتاب بازدیدکنندگان منطبق با GDPR یک سیستم دیجیتالی است که برای ثبت و مدیریت ایمن اطلاعات بازدیدکنندگان مطابق با قوانین حفظ حریم خصوصی تعیین شده توسط مقررات عمومی حفاظت از داده ها (GDPR) طراحی شده است. معمولاً روی رایانه لوحی میزبانی می‌شود، و تضمین می‌کند که داده‌های شخصی رمزگذاری شده و به طور ایمن در فضای ابری ذخیره می‌شوند.

دسترسی به اطلاعات به پرسنل مجاز محدود شده است و به لطف پروتکل های حذف ایمن، می توان همه داده ها را با لمس یک دکمه ناشناس کرد. این رویکرد از حریم خصوصی بازدیدکنندگان محافظت می‌کند و به شما کمک می‌کند از جریمه‌های سنگین و مسائل قانونی مرتبط با عدم رعایت آن جلوگیری کنید.

چگونه یک برنامه امنیتی بازدیدکننده ایجاد کنیم

یک طرح امنیتی موثر بازدید کننده فقط از فضاهای فیزیکی شما محافظت نمی کند. از داده ها و منابع شرکت محافظت می کند. برای به حداقل رساندن خطر افشای اطلاعات حساس، به یک چارچوب امنیتی جامع نیاز دارید. این شامل:

• تایید هویت: با تایید هویت بازدیدکنندگان خود از ورود غیرمجاز جلوگیری کنید. پلتفرم‌های دیجیتالی که فعالیت‌ها و حرکات بازدیدکنندگان را ثبت و ردیابی می‌کنند، می‌توانند سوابق کاملی از حضور افراد در هر زمان در سایت ارائه دهند.
• نشان های بازدید کننده: برای شناسایی سریع، عکس‌های بازدیدکننده بگیرید و نشان‌های موقتی را چاپ کنید تا هنگام حضور در سایت از آن استفاده کنند. این نشان ها به کارمندان کمک می کند تا بازدیدکنندگان را به راحتی شناسایی کنند و اقدامات امنیتی را تقویت کنند. همچنین می‌توانید برای امنیت بیشتر بازدیدکنندگان را ملزم به امضای قرارداد عدم افشای دیجیتال (NDA) کنید.
• تخلیه اضطراری: در مواقع اضطراری، مطمئن شوید که پروتکل‌های واضحی در اختیار دارید تا همه بدانند چگونه فوراً پاسخ دهند. VMS به شما امکان می دهد تماس های تلفنی آفلاین را انجام دهید – یک ویژگی ارزشمند زمانی که به ناچار از محدوده WiFi خارج می شوید.
• حفاظت از داده ها: با رایج شدن قوانین حفظ حریم خصوصی داده ها در سطح جهانی، حفاظت از داده ها را نمی توان ساده تلقی کرد. مقررات بسته به منطقه متفاوت است، اما بیشتر آنها نیاز دارند که داده های بازدیدکنندگان به طور ایمن ذخیره شده و مطابق با آن قوانین دسترسی داشته باشند.

هنگامی که صحبت از ایمن نگه داشتن داده ها می شود، کتاب بازدیدکنندگان کاغذی مطابقت ندارد زیرا هر کسی می تواند در خارج از خیابان قدم بزند و داده های شخصی مانند نام کامل، آدرس ایمیل و شماره تلفن بازدیدکنندگان قبلی را ببیند.

بهبود امنیت بازدیدکنندگان با سیستم مدیریت بازدیدکنندگان (VMS)

با آگاهی بیشتر مردم از حقوق حریم خصوصی داده ها، انتظارات آنها تغییر کرده است. آنها باید بدانند که اطلاعات شخصی آنها امن است. این بدان معناست که سازمان شما باید نظارت کند که چه کسانی در محل هستند و چه زمانی می‌رسند تا براساس قوانین حفظ حریم خصوصی داده‌ها را مدیریت کند.

چگونه یک سیستم مدیریت بازدید کننده کمک می کند؟

پیاده‌سازی VMS فرآیند ورود بازدیدکنندگان سازمان شما را بهینه می‌کند، امنیت را افزایش می‌دهد و از دسترسی غیرمجاز محافظت می‌کند. علاوه بر این، به سازمان شما کمک می کند تا با الزامات قانونی در منطقه شما مطابقت داشته باشد.

در اینجا آمده است که چگونه ویژگی های آن می تواند امنیت را افزایش دهد و دسترسی را به طور موثر مدیریت کند:

• سوالات غربالگری شما را قادر می سازد تا قبل از اینکه هر بازدید کننده یا کارمندی اجازه ورود به محل شما را پیدا کند، ورود آنها را تأیید یا رد کنید.
• قراردادهای عدم افشای دیجیتال امضای دیجیتالی هر بازدیدکننده را بر روی هر سند قانونی که باید در محل مطابقت داشته باشد، ثبت کنید.
• چک های تصادفی می تواند برای تأیید هویت، جستجوی کیف، بررسی اعتبار، و غربالگری سلامت استفاده شود. برای مثال، از هر ده بازدیدکننده می‌توان یک نفر را برای بررسی امنیتی تصادفی با توجه به نیازهای سازمان انتخاب کرد.
• نشان های شناسه سفارشی نام بازدیدکننده، سازمان آنها و مجوزهای دسترسی را به وضوح نمایش دهید. این امر باعث می شود تا کارکنان به راحتی میهمانان را شناسایی کرده و از حضور آنها در مناطق صحیح اطمینان حاصل کنند.

این ویژگی‌ها سازمان شما را با یک رویه امنیتی مؤثر و در عین حال که تجربه بازدیدکنندگانی روان و حرفه‌ای را حفظ می‌کند، راه‌اندازی می‌کند.

دفاع خود را تقویت کنید: امنیت را با رعایت مقررات یکپارچه کنید

مسئولیت تضمین امنیت و انطباق مستقیماً بر عهده تجارت است، نه بازدیدکننده. سازمان‌هایی که از سیستم مدیریت بازدیدکنندگان استفاده می‌کنند باید با تمرکز بر رعایت امنیت و رعایت مقررات به اندازه یکسان، مزایای خود را به حداکثر برسانند.

یک سیستم مدیریت بازدیدکننده خوب باید همیشه برای ممیزی انطباق آماده باشد و به شما این امکان را بدهد که در صورت درخواست یا در بازه زمانی مشخص شده توسط مقررات محلی، داده ها را ناشناس کنید.

آماده بودن برای ممیزی های انطباق منظم

مهم این نیست که آیا کسب و کار شما حسابرسی می شود یا نه، بلکه مهم این است که چه زمانی. یک VMS به شما کمک می‌کند در زمانی که زمان فرا رسید، آماده حسابرسی بمانید، حتی در زمان کوتاه.

این امر به ویژه برای رعایت GDPR بسیار مهم است، جایی که نقص های جزئی می تواند منجر به جریمه های سنگین شود و به اعتبار سازمان شما آسیب برساند. یک سیستم مدیریت بازدیدکنندگان به شما این امکان را می‌دهد که با لمس یک دکمه آماده حسابرسی باشید، به حفظ انطباق، محافظت از سازمان خود در برابر عواقب قانونی، و اعلام تعهد خود به قانون حفاظت از داده‌ها کمک می‌کند.

ناشناس سازی داده ها

برای رعایت مقررات نظارتی با سیاست‌های حفظ داده‌ها، سیستم‌های مدیریت بازدیدکننده اغلب دارای ویژگی ناشناس‌سازی خودکار هستند. این ویژگی به طور خودکار اطلاعات شخصی را پس از یک دوره مشخص ناشناس می کند تا خطر نقض داده ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. یا می توانید بلافاصله به درخواست فرد، داده های بازدیدکنندگان را ناشناس کنید.

گزینه ناشناس ، داده ها به این معنی است که می توانید قرار گرفتن در معرض اطلاعات حساس و به نوبه خود مسئولیت نقض داده ها را محدود کنید. هر سازمانی که تحت GDPR، ITAR، CCPA، C-TPAT یا قانون حفظ حریم خصوصی فعالیت می کند، می تواند از این ویژگی بهره مند شود.

رمزگذاری

رمزگذاری سنگ بنای سیستم های مدیریت بازدیدکنندگان است. هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت بازدیدکنندگان، باید مطمئن شوید که ارائه‌دهنده گواهینامه ISO و SOC-2 است که استفاده از رمزگذاری استاندارد صنعتی را برای ایمن نگه داشتن داده‌های شما تأیید می‌کند.

توانمندسازی کارکنان کلید آموزش امنیت بازدیدکنندگان است

مهم‌تر از همیشه این است که کارمندان اهمیت بررسی بازدیدکنندگان خود را به طور ایمن و طبق خط‌مشی شرکت تشخیص دهند. این اقدام ساده نقش اساسی در حفظ یک محل کار ایمن و سازگار دارد. آموزش مناسب کارمندان تضمین می کند که تیم شما اهمیت حفظ امنیت و انطباق در هنگام استقبال از بازدیدکنندگان را درک می کند.

ارائه دوره های تجدید منظم در مورد قوانین حفاظت از داده ها و پروتکل های امنیت داخلی را در نظر بگیرید. به این ترتیب، می توانید به کارمندان کمک کنید تا از آخرین بهترین شیوه ها، خطرات احتمالی و موارد واقعی نقض انطباق مطلع شوند. به کارمندان دانش و استقلال بدهید تا بتوانند با اطمینان از تعامل با بازدیدکنندگان در عین ایمن ماندن و سازگاری با آنها استفاده کنند.

فقط ریسک را مدیریت نکنید، آن را کاهش دهید

به‌جای مدیریت ریسک‌ها، قبل از وقوع، روی کاهش آن‌ها تمرکز کنید.

با توسعه یک خط مشی امنیتی بازدیدکننده شروع کنید که رویه‌های روشنی را برای مدیریت دسترسی بازدیدکنندگان و داده‌ها مشخص می‌کند. نتیجه؟ احتمال نقض امنیت را کاهش دهید و از اطلاعات حساس محافظت کنید.

با اتخاذ این رویکرد پیشگیرانه، شما این فرصت را دارید که فرهنگ آگاهی امنیتی ایجاد کنید و هر کارمند را برای ایفای نقش در حفظ یک محیط کاری امن توانمند کنید.

بهترین ها را در تیم خود به نمایش بگذارید. نرم افزاری را کشف کنید که کارایی اداری را افزایش می دهد و یک فضای کاری سازمان یافته ایجاد می کند!

ویرایش شده توسط مونیشکا آگراوال