چگونه نقش ها و تیم ها را متحد کنیم و عملیات محتوای خود را مقیاس بندی کنیم

علی اورلاندو ورت تیم‌های محتوایی متعددی را در شرکت‌های با رشد بالا رهبری کرده است که با خرید آنها تقویت شده‌اند. اگرچه این تیم ها اغلب از چندین شرکت خریداری شده با هم ترکیب می شوند، اما باید به عنوان یک واحد عمل کنند.

علی می‌گوید حرکت سریع به آن نقطه می‌تواند نقص‌های فرآیندها را آشکار کند. توپ ها رها می شوند و چیزها از طریق شکاف می افتند. اشاره با انگشت شروع می شود. مردم جملاتی مانند “این کار من نیست.” تیم ها چابکی خود را از دست می دهند و تحت فشار درخواست های لحظه آخری قرار می گیرند.

این می تواند احساس کند که خانه بازاریابی در آتش است.

برای فرونشاندن آن آتش نیاز به ایجاد یک جرقه متفاوت است و علی تجربیات خود را در انجام این کار در Content Marketing World به اشتراک گذاشت. او در ارائه خود، ایجاد جریان کار: نحوه ایجاد عملیات محتوای حیاتی برای مقیاس‌بندی استراتژی خود، خطوط شنا، سیلوها و مقیاس‌پذیری را پوشش می‌دهد.

مسیر خود را شنا کنید: نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کنید

وقتی نقش ها نامشخص هستند، اغلب یکی از این جملات را می شنوید:

• “لطفا فقط کار خود را انجام دهید.”
• “لطفا از انجام کار من دست بردارید.”

علی می گوید که هر دو پاسخ ناشی از عدم درک نقش ها و مسئولیت های تیم است. راه حل شامل دو مرحله است. ابتدا، در مورد نقش‌ها و مسئولیت‌ها از سازمان حمایت کنید. دوم، مستندسازی آنها بر اساس پروژه ها و فرآیندها.

مدل RACI

اگرچه این فرآیند تنها به دو مرحله نیاز دارد، اما باید برای اجرای آنها زمان صرف کنید. راه حل پیشنهادی علی مدل RACI (تلفظ “،”) است.

مدل RACI شامل چهار عنصر است:

• مسئول – شخصی که مستقیماً روی کار کار می کند و آن را تکمیل می کند
• پاسخگو – شخصی که اختیار نهایی را بر کار در حال تکمیل دارد
• مشورت شده – افرادی که باید در طول اجرای کار با آنها مشورت شود
• آگاه – افرادی که مستقیماً درگیر کار نیستند اما باید از پیشرفت آگاه باشند

علی چند راه برای جمع آوری مدل RACI سازمان شما پیشنهاد می کند:

• کارگاه های حضوری
• وایت بردهای مجازی
• اسناد مشارکتی (مانند Google Docs، Notion)

در اینجا مدل RACI می تواند در شکل نمودار به نظر برسد:

ردیف بالا شامل برچسب های ستون برای تحویل پروژه، مدیر محصول، استراتژیست و طراح است.

ستون سمت چپ لیست تحویل پروژه ها را نشان می دهد (طراحی نقشه سایت، طراحی فریم های سیمی، ایجاد راهنمای سبک و الگوهای کد). تحت هر نقش، یک R، A، C یا I (مسئول، پاسخگو، مشورت شده یا مطلع)، مسئولیت فرد را در آن ابتکار مشخص می کند.

نقش ها و مسئولیت های تیم

در حالی که RACI برای مستندسازی نقش‌ها در فرآیندها و پروژه‌ها مفید است، علی همچنین تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد را در سطح وسیعی توصیه می‌کند.

او می‌گوید: «اگر شما یک شرکت یا تیمی هستید که از طریق خرید به سرعت رشد کرده‌اید، تعجب‌آور است که چقدر افراد ممکن است در مورد شغل خود و شغل دیگران نامشخص باشند.

علی توصیه می کند که تیم ها (از جمله رهبران بازاریابی) را برای بحث در مورد نقش ها و مسئولیت ها جمع آوری کنید. این بحث های مهم می تواند:

• مناطق سطحی اختلاف نظر
• شکاف های بدون مالک را کشف کنید.
• دید کار هر تیم را فراهم کنید.
• اولویت ها را در بین تیم ها تراز کنید.

شکستن سیلوها: برای رسیدن به اهداف مشترک با هم کار کنید

چگونه می دانید که آیا سازمان شما مشکلات سیلو را تجربه می کند؟ ببینید آیا چیزی در لیست علی درست است یا خیر:

• بخش‌ها نسبت به یکدیگر متضاد هستند.
• موارد بسیار زیادی از کار تکراری رخ می دهد.
• وظایف به طور منظم از میان شکاف ها می لغزند.
• دسترسی به اطلاعات حیاتی اغلب دشوار است.
• به نظر می رسد تیم ها در اهداف متقابل کار می کنند.

هنگامی که مشکلات سیلو را شناسایی کردید، توصیه های علی را برای از بین بردن آنها دنبال کنید.

بیانیه ماموریت محتوا

بیانیه ماموریت محتوا می تواند وضوح را برای همه سیلوها فراهم کند، که به ویژه پس از خریدهای متعدد مهم است. باید حاوی این عناصر باشد:

• حضار – هدف شما کمک به چه کسی است
• آنچه شما تحویل می دهید – نوع اطلاعاتی که ارائه می کنید
• نتیجه یا سود – مخاطبان به دلیل محتوای شما چه کاری می توانند انجام دهند

علی می‌گوید: «به‌عنوان یک تیم، ما از طریق بیانیه مأموریت محتوای خود کار می‌کنیم و با مخاطبانی که می‌خواهیم به آنها خدمت کنیم، نوع محتوایی که برای آن‌ها ارائه می‌دهیم و می‌خواهیم نتایج به دست بیاوریم، هماهنگ می‌کنیم.

علاوه بر بیانیه مأموریت مستند، علی توصیه می‌کند که به طور مشترک به این سؤالات پاسخ دهید:

• چه کسانی را هدف قرار می دهید؟
• موفقیت چگونه به نظر می رسد؟
• چه تاکتیکی شما را به آنجا می رساند؟
• چگونه این با اهداف بازاریابی هماهنگ است؟
• موفقیت را چگونه می توان ارزیابی کرد؟
• چگونه از پیشرفت گزارش می دهید؟
• فکر می کنید به چه اهدافی می توانید دست پیدا کنید؟
• چه بودجه ای نیاز خواهید داشت؟

کارگاه فرآیند

در Appfire، جایی که علی در حال حاضر کار می‌کند، چندین نفر در گروه‌های مختلف بازاریابی برای یک کارگاه فرآیند کمپین بازاریابی حضوری ملاقات می‌کنند. شرکت‌کنندگان، تمرین‌کنندگانی بودند که به بهینه‌سازی فرآیندها و شکستن سیلوها اهمیت می‌دادند.

این کارگاه شامل سه مرحله بود:

• قبل از کار: جمع آوری چالش ها از سراسر تیم های آسیب دیده
• نگاشت گردش کار: جزئیات فرآیند کمپین با استفاده از مدل RACI برای هر مرحله
• خلاصه کمپین: ایجاد یک سند با تمام جزئیات مربوطه برای اجرای کمپین

پس از پایان کارگاه، تیم خلاصه‌ها و گردش‌های کاری کمپین را به قالب‌هایی در سیستم‌های مدیریت پروژه و اسناد تبدیل کرد.

نتایج و الگوها

تلاش های تیم برای شکستن سیلوها نتایج فوری داشت. ما تمام جریان های کاری خود را ترسیم کرده ایم. ما یک الگوی قابل تحویل کاملاً جدید در سیستم مدیریت پروژه خود ساخته ایم. علی می‌گوید ما تصمیماتی برای تغییر سیستم گرفتیم.

«ما هفته‌ای یک ساعت همدیگر را ملاقات می‌کنیم و فقط به تکه‌های کوچک می‌ریزیم. بنابراین، لازم نیست که این یک تعهد عظیم از منابع باشد.»

مقیاس بندی: عملیات پایدار بسازید

شما نقش ها و مسئولیت ها را مشخص کرده اید، بیانیه ماموریت محتوا را منتشر کرده اید و به سیلوها پرداخته اید، اما هنوز تمام نشده اید. اکنون باید به ساختار تیم بپردازید، یک شورای محتوا را در نظر بگیرید و به برنامه ریزی ظرفیت برای حمایت از مقیاس عملیات خود بپردازید.

ساختار تیم

علی می‌گوید که ایجاد ساختار تیمی مناسب برای مقیاس‌پذیری عملیات محتوای شما کلیدی است.

هنگام ساختن تیم‌های محتوایی با هر اندازه‌ای، در اینجا چند رویکرد وجود دارد که علی می‌گوید که موثر بوده است:

• استخدام متخصصان محتوا که هم بر روی استراتژی و هم در تولید محتوا کار می کنند

• همسو ، متخصصان محتوا با حوزه های محصول یا راه حل

• جفت ، متخصصان محتوا با یک شریک بازاریابی محصول

• تکیه به نقاط قوت و زمینه های مورد علاقه اعضای تیم

در تیم های بزرگتر علی نیز با این رویکردها موفق بوده است:

• تفکیک سرمقاله در مقابل مدیران استراتژی
• داشتن یک عملیات اختصاصی منجر به مدیریت پروژه ها و منابع می شود
• گرایش به فریلنسرها و آژانس ها برای تکمیل منابع داخلی
• ایجاد تیم اختصاصی برای مناطق جغرافیایی مختلف

شورای محتوا

در یک شرکت، علی با کمک بازوی مشاوره CMI، The Content Advisory، یک شورای محتوا ایجاد کرد. این شورا اعضای تیم چندکاره ای را که مسئول محتوا در بخش های مختلف سازمان بودند گرد هم آورد.

اعضای شورا برای توافق بر سر یک فلسفه مشترک برای محتوا، استانداردها و به اشتراک گذاشتن تجربیات، بینش ها و بهترین شیوه های خود ملاقات کردند.

علی بر اساس تجربه خود در مدیریت یک شورای محتوا موارد زیر را پیشنهاد می کند:

• شرکت کنندگانی را انتخاب کنید که طرفداران محتوا و تأثیرگذار باشند.
• اطمینان حاصل کنید که رهبری ایده را می پذیرد و یک قهرمان اجرایی وجود دارد.
• یک منشور شورا با اهداف، نقش ها و مسئولیت های روشن ایجاد کنید.

برنامه ریزی ظرفیت

اگر با دانستن اینکه تیم شما چقدر کار می تواند انجام دهد، چه زمانی منابع اضافی را استخدام کنید و چه زمانی نه بگویید مشکل دارید، از برنامه ریزی ظرفیت بهره مند خواهید شد.

علی توصیه می‌کند با محک زدن مدت زمان انجام وظایف شروع کنید. از تیم خود بخواهید چند ماه از یک برنامه رایگان یا افزونه مرورگر استفاده کند تا کار و زمان پروژه خود را ثبت کند. اکنون، داده‌های دنیای واقعی برای برنامه‌ریزی مطابق با آن در اختیار دارید.

با استفاده از این داده های دنیای واقعی، می توانید انتظارات را در مورد حجم کاری تیمی و فردی تعیین کنید. بر اساس ظرفیت افراد به آنها وظایف محول کنید. سپس، در صورت نیاز، کیس را برای منابع اضافی بسازید.

استراتژی خود را عملیاتی کنید

من این جمله علی را دوست دارم: «عملیاتی ، استراتژی است بخشی از استراتژی.»

او به نقل قولی از سایمون سینک گفت: «شور به تنهایی نمی تواند آن را قطع کند. برای بقای اشتیاق، به ساختار نیاز دارد. چرا بدون چگونه احتمال موفقیت کمی دارد.”

به عبارت دیگر، رهبران محتوا باید اهمیت ترجمه استراتژی را به شیوه‌های روزانه تیم بالا ببرند. بهینه سازی عملیات محتوا ارزشی را که بازاریابی محتوا برای کسب و کار به ارمغان می آورد افزایش می دهد.

همانطور که علی می گوید: «همه ما می خواهیم موفق باشیم. و یکی از راه‌هایی که می‌توانیم خودمان را ضروری‌تر کنیم، اضافه ، عملیات محتوا به جعبه ابزارمان است.»

تمامی ابزارهای ذکر شده در این مقاله توسط نویسنده پیشنهاد شده است. اگر می‌خواهید ابزاری را پیشنهاد دهید، مقاله را با یک نظر در شبکه‌های اجتماعی به اشتراک بگذارید.

مطالب مرتبط دستچین شده:

تصویر روی جلد توسط جوزف کالینوفسکی/موسسه بازاریابی محتوا