11 نکته بهره وری برای شروع

اولین باری که یک جلسه را رهبری می کنید؟ همه ما آنجا بوده ایم.

تبدیل شدن به یک متخصص در ارتباطات رهبری کار آسانی نیست، اما از آن غافل نشوید. شما قبلاً با تحقیق در مورد چند نکته قدم اول را برداشته اید.

جلسات تیم زمانی موثرتر هستند که ابزارهای مدیریت جلسه ارتباطات داخلی را تقویت کنند. آنها به برنامه ریزی و هدایت جلسات تیم کمک می کنند تا اطمینان حاصل شود که جلسات مثمر ثمر و متمرکز هستند.

جلسات به تیم ها این امکان را می دهد که برای دستیابی به اهداف شرکت، طوفان فکری و همکاری داشته باشند. در حالی که نشستن در یک جلسه یک چیز است، رهبری یک چیز دیگر. زمان، تلاش و آمادگی بیشتری می طلبد.

من به دنبال نظرات برخی از رهبران فوق‌العاده اینجا در G2 بودم و به فهرستی از 11 نکته برای اجرای یک جلسه مؤثر رسیدم.

بیایید نگاهی دقیق تر به هر نکته بیندازیم.

1. قبل از جلسه اهداف را تعیین کنید

قبل از اینکه حتی یک جلسه را برنامه ریزی کنید، مشخص کنید که می خواهید تا پایان آن چه کاری انجام دهید. چه در حال آماده شدن برای جلسه هفتگی تیم خود باشید و چه در حال برنامه ریزی برای نشستن با یک گروه برای بحث در مورد یک موضوع خاص هستید، از خود بپرسید که چرا جلسه برگزار می شود. این نه تنها به شما کمک می کند تا تعیین کنید که آیا جلسه ضروری است یا خیر، بلکه باید آن اهداف را به شرکت کنندگان جلسه منتقل کنید.

اگر به این نتیجه رسیدید که کاری برای انجام دادن وجود ندارد، دلیلی برای تشکیل جلسه وجود ندارد. زمان بسیار ارزشمند است و قطع ، روز کاری با یک جلسه غیرضروری می تواند بر بهره وری تأثیر منفی بگذارد.

همچنین، فراموش نکنید که اهداف خود را SMART کنید.

2. یک دستور کار ایجاد کنید

پس از تعیین اهداف، یک دستور کار ایجاد کنید. شامل مواردی که پوشش داده خواهد شد، چه کسی آن را ارائه خواهد کرد و به چه ترتیبی. برای این مرحله از خود بپرسید چگونه به اهداف جلسه خود خواهید رسید.

این برای نشستن‌های حرفه‌ای با رئیس‌تان و همچنین جلسات معمولی با یک همکار دوستانه برای بحث در مورد پروژه‌ای که با هم روی آن کار می‌کنید، صدق می‌کند. رسمی بودن مهم نیست هر جلسه باید دستور کار داشته باشد.

در صورت امکان، از قبل دستور کار را به شرکت کنندگان ارائه دهید. به این ترتیب، آنها می توانند با سؤالات، نظرات و نگرانی های آماده شده به جلسه بیایند.

3. افراد مناسب را دعوت کنید

اکنون که اهداف و برنامه خود را دارید، زمان آن رسیده است که این جلسه را به واقعیت تبدیل کنید. شما نمی توانید بدون شرکت کنندگان مناسب یک جلسه موثر را رهبری کنید.

به افرادی که باید در جلسه شما شرکت کنند فکر کنید. چه کسی نیاز به شنیدن آنچه شما برای گفتن دارید؟ چه کسی ایده های شایسته ای برای مشارکت خواهد داشت؟ آیا این امر مستلزم مشارکت سایر ادارات است؟

موضوع و محتوای جلسه باید برای هر عضو قابل اجرا باشد. اگر حضور شخصی غیرضروری به نظر می رسد، به او بگویید چرا فکر می کنید باید شامل شود.

4. ارائه اهداف و دستور کار

باشه شما در اتاق کنفرانس نشسته اید و منتظر حضور همه هستید. مردم فایل را ثبت می کنند و همه آنها آماده گوش دادن هستند.

هنگامی که همه آنها حل شدند، اولین کاری که باید انجام دهید این است که قبل از برنامه ریزی جلسه، اهداف و دستور کار خود را ارائه دهید. به همه ایده بدهید که قرار است چه چیزی را پوشش دهید. اگر از راه دور هستید و از ابزار اشتراک‌گذاری صفحه استفاده می‌کنید، اکنون وقت آن است که این اسلایدها را بالا بکشید و تیم را درگیر کنید. مکالمات در جلسات گاهی اوقات می تواند خارج از موضوع باشد، و باز ، در مورد اهداف و دستور کار به نگه داشتن افراد در مسیر کمک می کند.

5. یادداشت برداری کنید

همانطور که دستور جلسه را می خوانید، به سوالات و نظراتی که مطرح می شود، به ویژه مواردی که بر هدف کلی جلسه تأثیر می گذارد، یادداشت کنید. ممکن است توجه به این موارد در خلاصه ای که بعد از جلسه ارسال می کنید مهم باشد.

در صورت لزوم، یک نفر را برای یادداشت برداری تعیین کنید تا بتوانید کاملاً خود را در مکالمات غرق کنید. استفاده از نرم افزار ایجاد سند که به شما امکان می دهد یادداشت های جلسه را ویرایش کرده و بعداً به اشتراک بگذارید، ممکن است برای آنها مفید باشد.

6. توجه کامل خود را معطوف کنید

هنگام برگزاری یک جلسه، مهم است که شما به عنوان رهبر، توجه کامل خود را به افراد حاضر در اتاق معطوف کنید. لپ تاپ را ببندید، گوشی را قفل کنید و افکار داخلی خود را برای بعد ذخیره کنید. این امر هنگام ارائه اطلاعات به گروه و همچنین در هنگام گوش دادن به آنچه که در ازای آن باید بگویند ضروری است.

یکی از بهترین راه‌ها برای داشتن یک جلسه سازنده این است که توجه خود را به آن جلب کنید.

7. دیگران را درگیر کنید

گوش دادن به صحبت های یک شخص در تمام مدت جلسه می تواند خیلی سریع خسته کننده شود.

این ایده خوبی است که هر چند وقت یک بار در یک جلسه گوینده را تغییر دهید. به مردم اجازه دهید به‌روزرسانی‌های پروژه‌ای را که رهبری می‌کنند ارائه دهند. اگر جلسه شما شامل چندین بخش است، به هر رئیس اجازه دهید از طرف تیم خود صحبت کند.

به هر موضوع جدید صدای تازه‌ای بدهید تا شنوندگان را درگیر خود نگه دارید.

8. سایر دستگاه ها را خاموش کنید

هنگام رهبری جلسه، تلفن، لپ‌تاپ، تبلت یا هر چیز دیگری را که برای کار از آن استفاده می‌کنید ببندید و قفل کنید. اگر محتوای جلسه کمی خشک شود، کار روی چیزهای دیگر می تواند وسوسه انگیز باشد، اما گوش دادن و توجه ،، بدون توجه به نقششان، وظیفه همه است.

9. موارد اقدام را مرور کنید

حتی بعد از اینکه همه چیزهایی را که باید در جلسه پوشش داده شود لمس کردید، باز هم باید به نحوی جمع بندی شود.

همراه با نکات کلیدی، بهترین راه برای نتیجه گیری یک جلسه، بیان موارد اقدام است. اگر کاری وجود دارد که شرکت کنندگان باید بعد از جلسه انجام دهند، تا حد امکان به آنها با یک بازه زمانی کامل به آنها بگویید.

10. آن را برای سؤالات باز کنید

بازخورد ستون فقرات ارتباط موثر است. و یک جلسه تیمی برای ارزشمند بودن نیاز به ارتباط موثر دارد.

بعد از اینکه موارد اقدام را روشن کردید، جای سؤالات را باز کنید. ممکن است شرکت کنندگان در مورد موارد اقدام یا هر چیز دیگری که در جلسه پوشش داده شده است سؤالاتی داشته باشند. شفاف سازی کنید که هیچ سوال گنگ وجود ندارد و می تواند در مورد هر چیزی که در جلسه بحث شده است باشد، نه فقط در مورد آنچه که در آخر به آن پرداخته شد.

برخی از سوالات ممکن است در نقاط تصادفی در طول جلسه مطرح شوند. مشکلی نیست فقط مطمئن شوید که جلسه را با پرسیدن اینکه آیا کسی چیز دیگری دارد که بخواهد بپرسد، پایان دهید.

لازم نیست این موضوع مهمی باشد. شاید فقط یک اسلاید در پایان ارائه جلسه اضافه کنید. در اینجا اسلاید ساده سوالات G2 با طلسم ما، مونتی مانگوس است.

11. پیگیری کنید

باشه جلسه تموم شد تو انجامش دادی! با این حال، شما هنوز تمام نشده اید.

آخرین کاری که هنگام رهبری یک جلسه باید انجام دهید، پیگیری با شرکت کنندگان است. حتی اگر در پایان جلسه به وضوح موارد اقدام را مرور کنید، دریافت آن به صورت مکتوب برای همه ضرری ندارد.

در پیگیری خود، علاوه بر موارد اقدام، نکات کلیدی جلسه را نیز بگنجانید. درس های آموخته شده، نکات بیان شده و ایده های جدیدی را که از مکالمه به وجود آمده است، تکرار کنید.

جلسات را معنادار کنید

یادگیری نحوه رهبری یک جلسه آسان نیست. این نیاز به سازماندهی، آمادگی و تمرکز دارد. در ابتدا می تواند چالش برانگیز باشد، اما با گذشت زمان و نکات ذکر شده در بالا، می توانید به یک رهبر جلسه متخصص تبدیل شوید.

آیا می خواهید ارتباطات تیم خود را بیشتر تقویت کنید؟ 12 بهترین روش ارتباط داخلی را برای آزمایش بررسی کنید.

این مقاله در ابتدا در سال 2019 منتشر شده است. با اطلاعات جدید به روز شده است.