نحوه تنظیم فرآیند انتشار محتوا

تولید محتوا توجه زیادی را به خود جلب می کند. اما بدون فرآیند انتشار محتوا که به خوبی اجرا شده باشد نمی تواند مخاطب جذب کند.

تولید محتوا به سیستم‌ها و فرآیندهای به راحتی قابل تکرار نیاز دارد تا محتوا را برای دکمه انتشار و هر آنچه پس از آن اتفاق می‌افتد آماده کند.

برای دستیابی به آن، تیم شما به یک رهبر عملیاتی نیاز دارد که بر تمامی آن مراحل در فرآیند انتشار محتوا نظارت داشته و اغلب آنها را اجرا کند. آنها معمولاً با کمک ابزارهای نرم افزاری کار می کنند تا به سازماندهی تولید محتوا کمک کنند، چه سیستم های مدیریت پروژه مانند Trello و Asana یا یک صفحه گسترده مشترک ساده.

اگر در این نقش تازه کار هستید، در حال بررسی چگونگی بهبود عملکرد خود هستید، یا به دنبال راه اندازی فرآیند انتشار محتوا هستید، لیزا دوگرتی، مدیر عملیات وبلاگ و مدیر انجمن CMI، می تواند کمکی به شما ارائه دهد.

او توضیح می دهد که چگونه عملیات تحریریه را سازماندهی می کند که به CMI امکان می دهد محتوای تازه را هر روز هفته در وب سایت اصلی ما (www.contentmarketinginstitute.com) منتشر و تبلیغ کند.

فرآیند انتشار محتوا که لیزا در طول دهه انجام داد، به ما کمک می‌کند تا از طریق مراحل مختلف ویرایش و تولید، محتوای چندین نویسنده را پیگیری کنیم. همچنین به عنوان نقطه اتصال برای اعضای تیم CMI که محتوا را از طریق ایمیل و رسانه های اجتماعی تبلیغ می کنند، عمل می کند.

لیزا چگونه این کار را انجام می دهد:

برای پیگیری پیشرفت محتوا سازماندهی کنید

عضو تیم مسئول عملیات تولید محتوا باید از وضعیت هر دارایی مطلع باشد. در عین حال، آنها باید برنامه زمان بندی انتشار پس از تولید را ایجاد و حفظ کنند. این دو سند می توانند با برنامه ریزی سرمقاله شما ارتباط تنگاتنگی داشته باشند.

در مورد CMI، تیم از برگه‌های جداگانه در یک صفحه گسترده اصلی مشترک به نام ردیاب استفاده می‌کند. یک برگه وضعیت دارایی های محتوا را شرح می دهد و یکی به عنوان تقویم انتشار روزهای هفته است. لیزا هر دو برگه را در ردیاب مدیریت می کند.

ردیاب وضعیت توسعه محتوا

ردیاب توسعه محتوا وضعیت هر مقاله سرمقاله را در حال توسعه نشان می دهد. موضوع، شخص مسئول ایجاد آن، تاریخ سررسید، وضعیت (ایجاد، ویرایش، آماده برای تولید)، همراه با هرگونه یادداشت مرتبط، مانند پیوندهایی که باید اضافه شود، فراخوان‌های ویژه برای اقدام و غیره را فهرست می‌کند.

هنگامی که یک کار کامل شد، فرد مسئول ستون وضعیت را به روز می کند.

برخی از ابزارها هنگام تغییر وضعیت دارایی، اعلان‌هایی را به اعضای تیم مربوطه راه‌اندازی می‌کنند. در CMI، بررسی وضعیت در ردیاب در جریان کار هر فرد ریشه دارد، بنابراین چنین اعلان‌هایی به ندرت ضروری است. سایر تیم های بازاریابی محتوا از ویژگی اعلان در نرم افزار مدیریت پروژه خود استفاده می کنند که دارایی به مرحله بعدی در داشبورد منتقل شود.

ردیاب و تقویم تولید انتشار محتوا

برگه دوم در سند اولیه به عنوان تقویم تولید نشریه عمل می کند. محتوای هر روز (CMI پنج روز در هفته منتشر می شود) به همراه اطلاعات کلیدی مورد نیاز برای انتشار دارایی را نشان می دهد.

ردیاب تولید شما ممکن است بسته به فرکانس انتشار، قالب‌ها، کانال‌ها و غیره متفاوت به نظر برسد. نسخه CMI شامل این ستون‌ها است:

• تاریخ انتشار
• نویسنده
• وضعیت تولید (دو گزینه: بارگذاری شده در وردپرس یا اثبات شده در وردپرس)
• یادداشت‌ها (لیزا تاریخ درخواست تصویر روی جلد، هر عنصر هنوز کامل نشده مانند جاسازی‌های ویدئویی یا تصاویر گرافیکی و تاریخی را که پیش‌نمایش برای نویسنده یا منابع ویژه ارسال می‌کند، فهرست می‌کند.)
• عنوان
• دسته (موضوع اصلی بر اساس دسته‌های اصلی CMI)
• کپی پیش نمایش (آنچه در ایمیل روزانه ظاهر می شود)
• کپی گزیده
• فراخوانی برای اقدام
• URL

نکته: به URL پیش فرضی که پلتفرم مدیریت محتوای شما ایجاد می کند تکیه نکنید. پیش‌فرض را تغییر دهید تا کلمات کلیدی مناسب را شامل شود (برای جدا ، کلمات از خط فاصله استفاده کنید) و بین 50 تا 80 کاراکتر باقی بمانید.

مدیریت محتوا از چندین منبع

مدیران عملیات محتوا اغلب محتوا را همانطور که از منابع داخلی و خارجی وارد می شود هماهنگ می کنند.

ارسال‌ها، پیش‌نویس‌ها، بازبینی‌ها و به‌روزرسانی‌های ارسالی محتوای مهمان، کارشناسان موضوع داخلی و اعضای تیم بازاریابی محتوا فایل‌های زیادی را برای مدیریت اضافه می‌کنند.

با این نکات می توانید این فرآیند را کارآمدتر کنید:

• ابتدا، محتوا باید در یک مکان متمرکز ذخیره شود که برای همه افراد دخیل در فرآیند ایجاد، بررسی و انتشار قابل دسترسی باشد. CMI در حال حاضر از Microsoft OneDrive استفاده می کند. تیم‌های دیگر ممکن است از Dropbox، Google Drive یا دیگر پلتفرم‌های مبتنی بر ابر استفاده کنند.

• دوم، راه اندازی یک فرآیند استاندارد برای سازماندهی فایل ها و نامگذاری قراردادها. این به کنترل نسخه کمک می کند. شما هرگز نمی خواهید یک نسخه قدیمی از محتوا را منتشر کنید، و نمی خواهید مجبور شوید از سه نفر بخواهید که بفهمند از کدام نسخه استفاده کنید.

در اینجا نحوه سازماندهی محتوا در سرور CMI آمده است:

• پوشه اصلی – تیم تحریریه CMI – شامل تمام محتوا است.
• در زیر پوشه اصلی، پوشه های جداگانه برای هر دارایی در فرآیند انتشار محتوا وجود دارد. از یک قرارداد نامگذاری استاندارد پیروی می کند:
  • نام نویسنده نام خانوادگی – موضوع
    • مثال: جودی هریس – حفظ مشتری

هر پوشه دارایی شامل:

• پوشه با برچسب “پیش نویس” و شامل نسخه اصلی و ویرایش شده است
• پوشه با برچسب “تصاویر”
• نسخه نهایی با برچسب “نام خانوادگی نویسنده – موضوع – حروف اول ویرایشگر ویرایش پاک تاریخ حروف اول مدیر محتوا فینال”
  • مثال: HARRIS – حفظ مشتری – ag EDITS CLEAN ld 10-12-23 FINAL

پس از انتشار مقاله، لیزا پوشه دارایی را به پوشه مقالات منتشر شده منتقل می کند.

برخی از تیم های محتوا، پوشه دارایی را با تاریخ انتشار آن برچسب گذاری می کنند. لیزا ترجیح می دهد این کار را انجام ندهد زیرا ممکن است تاریخ تغییر کند، اما نویسنده و موضوع تغییر نمی کند.

نهایی ، مطالب برای انتشار

با سیستم‌هایی که برای ردیابی پیشرفت محتوا، تقویم انتشار و وضعیت تولید محتوا راه‌اندازی شده‌اند، فرد عملیاتی به سمت کارهای دقیق‌تر حرکت می‌کند — آماده ، محتوا برای پخش زنده.

از آنجایی که این فرآیند اغلب فقط یک نفر را شامل می شود، ممکن است وسوسه شوید که فقط آن را انجام دهید و زمانی را برای مستندسازی فرآیند صرف نکنید. نکن. استاندارد ، فرآیند انتشار محتوا و نوشتن آن ضروری است تا در صورتی که فرد عملیاتی در دسترس نباشد، یکی دیگر از اعضای تیم بتواند وارد عمل شود و آن را اجرا کند.

CMI از یک چک لیست استفاده می کند تا اطمینان حاصل کند که فرآیند دنبال می شود و هیچ ، یک مرحله را فراموش نمی کند. آن شامل:

• برای اطمینان از خوانایی و درک اولیه، یک بررسی پس از ویرایش انجام دهید.
• تمام نام افراد، شرکت ها و ابزارهای ذکر شده در محتوا را بررسی کنید.
• فرصت‌های پیوند داخلی را شناسایی کنید، آنها را به کلمات و عبارات مرتبط و فهرست محتوای مرتبط دست‌چین شده در انتهای مقاله اضافه کنید.
• تصاویر را پیدا یا ایجاد کنید و آنها را در سند وارد کنید.
• افزودن کد جاسازی برای فیلم ها، GIF ها و غیره
• تیتر را مرور و به روز کنید و در صورت لزوم اقدام به اقدام کنید.
• سند را از طریق Grammarly Premium اجرا کنید.
• سند Word را وارد کنید و عناصر بصری را به وردپرس اضافه کنید.
• صدا را اضافه کنید، به تلفظ های نادرست گوش دهید و آنها را تصحیح کنید.
• جدول زمانی برای انتشار.

نکته: پیوندهای داخلی و ویژگی‌های محتوای مرتبط دست‌چین شده در مقالات CMI، محتوایی با عملکرد برتر در سایت هستند. به‌طور سنتی، CMI از پست‌های محبوب قدیمی‌تر برای پیوندهای داخلی متصل به کلمات کلیدی و پست‌های محبوب جدیدتر با عنوان‌هایشان در محتوای مرتبط انتخاب‌شده در انتهای هر مقاله استفاده می‌کند.

پس از بارگیری محتوا در وردپرس، یک تصحیح کننده آخرین بررسی را انجام می دهد و در عین حال مطمئن می شود که همه پیوندها به منبع درست اشاره می کنند و در پنجره صحیح باز می شوند (لینک های CMI در همان پنجره باز می شوند، در حالی که پیوندهای خارجی در یک پنجره جدید باز می شوند).

آخرین مراحل قبل از انتشار

در حالی که همه چیز آماده پخش است، ارتباطات برای همه ذینفعان مربوطه، از سازندگان و منابع گرفته تا تیم تولید رسانه‌های اجتماعی و ایمیل ارسال می‌شود. می توانید این کار را به صورت خودکار از طریق نرم افزار مدیریت پروژه خود انجام دهید یا به صورت دستی یک ایمیل یا پیام مستقیم برای ذینفعان ارسال کنید. تیم باید در مورد روش تحویل اعلان توافق کند.

برای بزرگنمایی کلیک کنید

نکته: لیزا یک ایمیل استاندارد به همه نویسندگان و منابعی که اطلاعات تماس با آنها دارد ارسال می کند. او سند Word را ضمیمه می‌کند تا آنها بتوانند بررسی کنند (برای انتشار نیازی به تأیید نیست)، شامل URL است که می‌توانند مقاله را پس از پخش زنده ببینند، و یادداشت می‌کند که چگونه می‌توانند به تبلیغ و اشتراک‌گذاری کار خود در شبکه‌های اجتماعی کمک کنند.

سازماندهی کنید

برای اینکه محتوای خود را برای توجه آماده کنید، کار زیادی لازم است. با جزئیات یک فرآیند انتشار محتوا، تولید محتوای شما زمان کمتری می برد، ناامیدی ها به حداقل می رسد و اشتباهات و حذفیات به ندرت اتفاق می افتد. ممکن است مخاطبان شما به طور عمومی از شما تشکر نکنند، بنابراین فقط بدانید که تمام این آمار مصرف محتوا منعکس کننده عملکرد خوب شما است.

همه ابزار توسط نویسنده ذکر شده است. اگر ابزاری برای پیشنهاد دارید، موسسه بازاریابی محتوا را در شبکه های اجتماعی تگ کنید.

مطالب مرتبط دستچین شده:

تصویر روی جلد توسط جوزف کالینوفسکی/موسسه بازاریابی محتوا