نمودار PERT چیست؟ نحوه استفاده از One در مدیریت پروژه

ماندن در بالای هر بخش از یک پروژه همیشه یک چالش است، اما یک استراتژی مدیریت پروژه موثر کمک می‌کند تا وظایف و نقاط عطف مهم از بین نرود. یکی از بهترین راه‌ها برای رسیدن به این هدف، تجسم، به‌ویژه استفاده از نمودارهای PERT برای زمان‌بندی و سازمان‌دهی جنبه‌های مختلف پروژه‌هایتان است.

مانند نمودار گانت، آنها یک ابزار حیاتی در مدیریت پروژه هستند، اما ظاهر خاص خود را دارند و معمولاً تاریخ های خاصی را مانند نمودار گانت اعمال نمی کنند. نمودارهای PERT به دلیل استفاده از گره های فرم آزاد که وظایف و وابستگی های مربوط به آنها را نشان می دهند، ممکن است نمودار شبکه نیز نامیده شوند.

نمودارهای PERT که در ابتدا توسط نیروی دریایی ایالات متحده در دهه 1950 اجرا شد، برای گردش کار پروژه در صنایع بسیار مهم شده است. تقریبا همه نرم افزار مدیریت پروژه اکنون با توانایی ایجاد نمودارهای PERT دیجیتالی برای به اشتراک گذاشتن بین اعضای تیم ارائه می شود.

اجزای ضروری نمودار PERT چیست؟

یکی از مزایای استفاده از نمودار PERT، سادگی آنها برای اساسی ترین پروژه ها است. فقط سه جزء باید در نمودار PERT گنجانده شود.

• گره های شماره گذاری شده: هر وظیفه باید در نمودار به عنوان گره جداگانه و شماره گذاری شده خود فهرست شود. گره ها همه به هم متصل هستند تا نشان دهند که چگونه به پیشبرد پروژه کمک می کنند.
• فلش های جهت دار (وابستگی ها): فلش‌های نمودار PERT نشان می‌دهد که چگونه وظایف یا نقاط عطف فردی به هم متصل می‌شوند و چه چیزی باید تکمیل شود تا تیم‌ها بتوانند به کار بعدی بروند.
• فلش های واگرا: هر فلشی که از یک گره می آید اما به سمت گره های مختلف حرکت می کند، فلش واگرا در نظر گرفته می شود. اینها وظایفی هستند که می توانند به طور همزمان انجام شوند، نه به ترتیب متوالی.

نحوه استفاده از نمودارهای PERT

نمودارهای PERT برای پروژه‌های ساده مناسب‌تر هستند، زیرا تعداد وظایف و وابستگی‌های فردی که با پروژه‌های پیچیده‌تر همراه می‌شوند، می‌تواند منجر به یک نمودار درهم‌تنیده شود.

سه دلیل برای استفاده از نمودار PERT زمانی است که نیاز دارید:

• منابع را ارزیابی کنید. از آنجایی که هر وظیفه گره دایره ای یا مستطیلی خودش است، تشخیص کمبود منابع را آسان تر می کند. برخی از گره ها ممکن است به هیچ چیز اضافی نیاز نداشته باشند، در حالی که برخی دیگر ممکن است دارای شکاف باشند. ارزیابی به تیم های پروژه اجازه می دهد از پیش برنامه ریزی و برای جمع آوری آنچه نیاز دارند ترتیب دهید.
• زمان را تخمین بزنید. می توانید هم مدت زمان تکلیف و هم کل مدت پروژه را در نمودار PERT ببینید. این به مدیران پروژه کمک می کند تا به طور دقیق جدول زمانی کلی خود را برای تکمیل پروژه پیش بینی کنند.
• مسیر بحرانی را تعیین کنید. مسیر بحرانی طولانی ترین توالی ممکن از وظایف و وابستگی هایی است که باید اتفاق بیفتد تا یک پروژه به نتیجه نهایی برسد. اگر این وظایف کامل نشوند، کل جدول زمانی پروژه تغییر می کند. نمودارهای PERT هم مسیر بحرانی و هم گزینه‌های جایگزین را برای رسیدن به نقطه پایانی مشابه نشان می‌دهند و به مدیران پروژه اجازه می‌دهند بفهمند کدام وظایف را حذف یا اولویت‌بندی کنند تا سریع‌تر به پایان برسند.

نحوه ساخت نمودار PERT

مهم نیست که پروژه شما چیست، پنج مرحله در جدول زمانی فرآیند وجود دارد که برای اطمینان از a تکمیل موفقیت آمیز پروژه.

شناسایی وظایف

هنگامی که یک پروژه تایید شد، مدیر پروژه تکالیفی را که نیاز به تکمیل دارند تجزیه و تحلیل می کند. در این مرحله، مدیر باید وظایف را به اعضای تیم مربوطه محول کند تا مشخص شود آیا کافی است یا خیر منابع موجود است.

تعریف تناقضات

نقاط عطفی که به تکمیل یک مورد دیگر متکی هستند باید در نمودار PERT با یک پیکان وابستگی مرتبط شوند. این به عنوان یک رابطه منطقی شناخته می شود. پیوستن آنها به یکدیگر از این طریق به مدیران پروژه کمک می کند تا وظایف و ضرب الاجل آنها را به طور مؤثرتری پیگیری کنند.

برای پروژه های پیچیده تر، ترسیم وابستگی وظایف قبل از تاریخ شروع پروژه می تواند در زمان قابل توجهی صرفه جویی کند. بدون انجام این کار، تاخیر پروژه بیشتر محتمل است، که می تواند زمان را از پروژه های دیگر بدزدد یا حتی باعث شود که پروژه بیش از بودجه شود.

در حالی که نمودارهای PERT به اندازه یک ساختار تفکیک کامل کار دقیق نیستند، اما هنوز بینش مفیدی در مورد اینکه وظایف باید در مراحل مختلف تکمیل شوند را ارائه می دهند.

اتصال گره ها

تجسم نمودار PERT زمانی اتفاق می افتد که گره ها و وابستگی ها ایجاد شده و به صورت فلش به یکدیگر متصل شوند. فلش ها نشان دهنده ترتیبی است که کارها باید به پایان برسند. خطوط نقطه چین وظایفی را نشان می دهند که باید قبل از حرکت به نقطه عطف بعدی تکمیل شوند، اما فاقد منابع لازم برای انجام این کار هستند.

تخمین بازه های زمانی

با استفاده از روش مسیر بحرانی، مدیران پروژه نمودارهای PERT خود را مطالعه می کنند تا تعیین کنند که هر نقطه عطف چقدر طول می کشد. هدف اصلی هنگام ترسیم جدول زمانی پروژه، یافتن طولانی ترین مسیری است که بیشترین زمان را می گیرد. این کوتاه ترین مدت کل پروژه را بر اساس سه مفهوم تعیین می کند.

• زمان خوش بینانه حداقل زمان برآورد شده برای تکمیل یک کار است.
• زمان بدبینانه حداکثر زمانی است که یک کار باید طول بکشد.
• به احتمال زیاد زمان بهترین برآورد مدیر پروژه بر اساس بازه های زمانی خوش بینانه و بدبینانه است.

هنگامی که همه وظایف دارای چارچوب زمانی خاص خود هستند، مدیر می تواند مدت زمان پروژه را برای بهترین و بدترین سناریوها تعیین کند.

مدیریت پیشرفت

همانطور که تیم ها از طریق نمودار PERT کار می کنند، مدیران نمودار را در زمان واقعی به روز می کنند تا وابستگی ها را ببندند و با هر مشکلی که در طول دوره ایجاد می شود مقابله کنند. چرخه عمر پروژه. هنگامی که تمام وظایف بررسی شدند، پروژه باید تکمیل شود و نمودار می تواند برای مرجع بایگانی شود.

برترین نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه موثر، تکمیل کلی یک پروژه را کارآمدتر می کند. تیم ها می توانند از این ابزارها برای مشاهده تخصیص وظایف، جدول زمانی پروژه و برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم در مورد جنبه های پروژه استفاده کنند.

برای قرار گرفتن در دسته نرم افزارهای مدیریت پروژه، پلتفرم ها باید:

• برنامه های پروژه و ساختار شکست کار (WBS) را بر اساس محدوده ایجاد کنید
• تعریف، مدیریت و تخصیص منابع بر اساس تقاضا و در دسترس بودن
• بودجه پروژه را تهیه کنید و آنها را با هزینه ها و هزینه های واقعی مقایسه کنید
• از چندین روش مدیریت پروژه مانند آبشار و چابک پشتیبانی کنید
• الگوهای پروژه ای را ارائه دهید که می توانند برای ایجاد پروژه های جدید تغییر یا ترکیب شوند
• مدیریت وابستگی متقابل بین وظایف و تأثیر آنها بر ضرب الاجل ها
• به طور خودکار یک مسیر بحرانی ایجاد کنید و زمانی که پروژه تغییر کرد آن را به روز کنید
• به کاربران اجازه می دهد تا وظایف را بدون تغییر وابستگی های متقابل به روز کنند
• شامل چندین نمای پروژه مانند نمای تقویم یا نمای مشتری
• پیشرفت پروژه، استفاده از منابع و بهره وری کاربر را نظارت کنید

* در زیر پنج راه‌حل نرم‌افزار پیشرو مدیریت پروژه از گزارش Grid زمستان 2024 G2 آورده شده است. برخی از نظرات ممکن است برای وضوح ویرایش شوند.

1. صفحه هوشمند

صفحه هوشمند به تیم ها کمک می کند تا پروژه های خود را مدیریت کنند، فرآیندها را خودکار کنند، و دید بیشتری نسبت به برنامه ها و نمونه کارها به دست آورند. سازمان‌ها در هر اندازه و در صنایع مختلف اغلب از Smartsheet برای مدیریت پرتفولیوها در مقیاس استفاده می‌کنند – همه در یک واحد، قابل دسترسی از هر کجا و در هر دستگاه.

آنچه کاربران بیشتر دوست دارند:

یادآوری‌های تنظیم‌شده در Smartsheet به جلوگیری از تأخیر در کار کمک می‌کند. در همکاری تیمی و ارائه داده ها در قالبی جذاب بسیار مفید است. یکی از بهترین ویژگی ها این است که می توانیم چندین فایل را به راحتی ضمیمه کنیم.

– بررسی صفحه هوشمند، آرجون اس.

آنچه کاربران دوست ندارند:

وقتی چندین نفر اطلاعات را در برگه مشترک وارد می‌کنند، باعث می‌شود جریان داده نادرست باشد و داده‌ها باید به صورت دستی در هر مرحله ذخیره شوند. ”

– بررسی صفحه هوشمند، جاسلین جی.

2. monday.com

monday.com یک پلت فرم بصری با داشبورد، اتوماسیون و ادغام های سفارشی برای هر نوع مدیریت پروژه را برای کسب و کارها فراهم می کند. تیم هایی که از monday.com استفاده می کنند این اختیار را دارند که گردش کار ایده آل خود را ایجاد کنند.

آنچه کاربران بیشتر دوست دارند:

من عاشق این هستم که پلتفرم چقدر قابل تنظیم است. ما می‌توانیم کارکنان را به تیم‌هایی تقسیم کنیم تا اطمینان حاصل کنیم که اطلاعات مناسب به افراد مناسب نمایش داده می‌شود – این کار باعث می‌شود که همه چیز تمیز بماند و به ما امکان می‌دهد محتوایی را که برای تیم‌های مختلف قابل استفاده است دسته‌بندی کنیم. بردها نیز بسته به نوع اطلاعاتی که می خواهید نمایش دهید فوق العاده قابل تنظیم هستند.

– بررسی monday.com، امیلی بی.

آنچه کاربران دوست ندارند:

اتوماسیون‌های آن‌ها نیز فوق‌العاده محدود است، شما در نهایت نیاز به ایجاد راه‌حل‌های گسترده برای انجام کاری دارید که نسبتاً استاندارد به نظر می‌رسد.

– بررسی monday.com، چارلی ال.

3. آسانا

با آسانابه لطف اتوماسیون ها و فضاهای کاری یکپارچه در پلتفرم، تیم ها می توانند روی هر چیزی بزرگ یا کوچک کار کنند. این به تیم ها کمک می کند تا کارهای متقابل خود را از کارهای روزانه گرفته تا ابتکارات استراتژیک هماهنگ کنند.

آنچه کاربران بیشتر دوست دارند:

آسانا دارای چندین ویژگی است که استفاده از آنها مفید و آسان است. من دوست دارم که چگونه آنها همیشه ویژگی ها و ابزارهای جدید اضافه می کنند. این یک بستر عالی برای همکاری با همکاران و مشتریان است. آسانا همچنین می‌تواند با برنامه‌هایی که روزانه استفاده می‌کنید یکپارچه شود و فرآیند پیاده‌سازی آن آسان است. آسانا را می توان به روش های مختلف استفاده کرد و می توانید نمای خود را متناسب با نوع پروژه ای که روی آن کار می کنید سفارشی کنید.

– بررسی آسانا، داستین ای.

آنچه کاربران دوست ندارند:

“رابط کاربری می تواند برای یک کاربر جدید کمی طاقت فرسا باشد و همچنین قیمت در مورد برنامه های پولی کمی بالاتر است.”

– بررسی آسانا، گارویت ام.

4. ClickUp

کلیک آپ یک پلت فرم بهره وری همه کاره است که به تیم ها اجازه می دهد با استفاده از ویژگی های یکپارچه درون ابزار برنامه ریزی، سازماندهی و همکاری داشته باشند. با Google Docs، Chat و Goals به خوبی بازی می‌کند تا مطمئن شود تیم‌ها می‌توانند به تمام نقاط عطف دست یابند.

آنچه کاربران بیشتر دوست دارند:

“به عنوان یک مدیر، یک دید کلی از تمام پروژه هایی که تیم من روی آنها کار می کند به من می دهد. حتی بهتر از آن این است که می‌توانم به طور مشخص جزئیات پروژه، مالک آن، وضعیت فعلی/به‌روزرسانی و تاریخ سررسید آن را بررسی کنم. تیم ها می توانند به راحتی با یکدیگر همکاری کنند و در قسمت نظرات، اعضا می توانند یکدیگر را تگ کنند.

– بررسی کلیک‌آپ، جان اپوک پی.

آنچه کاربران دوست ندارند:

«ClickUp انتشار ویژگی‌های جدید و تجربه کاربری 3.0 را بر ثبات و سرعت بارگذاری اولویت داده است. اگرچه آنها یک بازنگری فناوری کاملاً جدید را برای سال 2024 اعلام کرده‌اند، اما مواقعی وجود دارد که زمان بارگذاری افتضاح است و حتی گاهی اوقات نیاز به به‌روزرسانی صفحه دارد.

– بررسی کلیک‌آپ، هانتر ن.

5. مفهوم

ایده یک فضای کاری متصل است که در آن تیم ها اسناد ایجاد می کنند، یادداشت برداری می کنند، وظایف را به اشتراک می گذارند و وظایف را سازماندهی می کنند. همچنین ابزارهای مبتنی بر هوش مصنوعی را برای مدیریت هر پروژه از ابتدا تا انتها ارائه می دهد.

آنچه کاربران بیشتر دوست دارند:

“این به من اجازه می دهد تا کارهایم را سازماندهی کنم، پروژه ها را مدیریت کنم و حتی یک داشبورد شخصی جامع ایجاد کنم. به نظر من رابط بصری و ویژگی های گسترده است. ایده تقریباً برای تمام نیازهای بهره‌وری من مورد استفاده قرار گرفته است.»

– بررسی مفهوم، مگان دبلیو.

آنچه کاربران دوست ندارند:

“گاهی اوقات راه اندازی در وهله اول بسیار سخت است. هنگامی که برای اولین بار با Notion آشنا شدم، این پلتفرم را بسیار زیاد دیدم.

– بررسی مفهوم، جردن بی.

PERT راهی برای رفتن است!

اگر قبلاً نمودارهای PERT را کاوش نکرده اید، برای شروع آن ها کمی چالش برانگیز هستند. اما هنگامی که راهی پیدا کردید که آنها را برای شما و تیمتان کارآمد کنید، متوجه خواهید شد که پروژه ها را با کارایی بیشتر و شفافیت بیشتر تکمیل می کنید.

اگر نمودار PERT برای نیازهای شما مناسب نیست، درباره آن بیشتر بیاموزید نمودارهای گانت و نحوه استفاده از آنها