برنامه های پیام رسانی و تأثیر آنها بر بهره وری در محل کار

اگر دفتر شما تصمیم گرفته است یک برنامه پیام‌رسان جدید را برای بهبود تعامل بین تیم‌تان معرفی کند، شما تنها نیستید.

پیش از این، شرکت ها از ایمیل برای برقراری ارتباط با تیم ها و مشتریان استفاده می کردند. سپس، برنامه‌های پیام‌رسان داخلی مانند Slack، HipChat و Microsoft Teams وارد صحنه شدند. آنها وعده بهره وری بالاتر را دادند. آنها همچنین قول دادند که ایمیل را “کشتن” کنند.

اما به چه قیمتی ایمیل را از بین برده اند؟ آیا اپلیکیشن‌های پیام‌رسان ما را بهره‌ورتر کرده‌اند یا مثل قبل است؟ چرا آنها را از ایمیل ها انتخاب کرده ایم؟

امروزه، شرکت‌ها به کارمندان اجازه می‌دهند تا با نرم‌افزار پیام‌رسانی فوری تجاری ارتباط برقرار کنند تا محیط کاری دوستانه‌تر و مشارکتی‌تر داشته باشند.

کسب و کارها دلایل و راه های خود را برای استفاده از برنامه های پیام رسانی دارند. در حالی که برخی از آنها ممکن است هنوز متقاعد شوند که ایمیل‌ها مرده‌اند، بهره‌وری افزایش یافته و هماهنگی تیم بهتر شده است، آیا واقعاً این اتفاق افتاده است؟ بیایید روش‌هایی را که برنامه‌های پیام‌رسان برای بهره‌وری محل کار هزینه می‌کنند، بحث کنیم.

یک مطالعه نشان داد که از دست دادن تمرکز کارگران لزوماً تقصیر آنها نیست. در واقع، خاطرنشان می کند: «کارگران همیشه مقصر حواس پرتی نیستند. در ادامه گفت که این کلاس جدید از برنامه های تجاری، از برنامه های پیام رسانی فوری که مردم قبلاً در زندگی شخصی خود استفاده می کنند، تقلید می کند.

مطالعه دیگری در مورد Slack نشان داد که افراد به طور متوسط ​​10 ساعت در روز را در برنامه صرف می کنند که 67 درصد بیشتر از میانگین زمان صرف شده برای ایمیل است. این برنامه‌ها در طول روز کاری و اغلب قبل و بعد از کار نیز حضور ثابتی دارند و مرز بین تعادل کار و زندگی را بیشتر محو می‌کنند.

چرا امروزه کسب و کارها اپلیکیشن های پیام رسان را ترجیح می دهند؟

دلایل مختلفی وجود دارد که چرا تیم های مختلف تجاری ترجیح می دهند عملیات روزانه خود را از طریق برنامه های پیام رسانی فوری در مقایسه با ایمیل انجام دهند. در اینجا چند دلیل برای قرار دادن برنامه های پیام رسانی فوری در بالای ایمیل ها آورده شده است.

1. رابط های برنامه بیشتر از طریق ایمیل، چت، معمولی و سرگرم کننده هستند

Slack را باز کنید و SlackBot آنها به شما خوشامد می گوید. می توانید رسانه های اجتماعی را به Slack اضافه کنید یا حتی راه جدیدی برای ارتباط تیم خود بیابید. Slack حتی برنامه‌های «Social & Fun» را به عنوان بخشی از فهرست برنامه‌های خود دارد. این برنامه‌ها برای آوردن ارتباط انسان به روز کاری ساخته شده‌اند.

مفهوم ستاره دار ، افرادی که بیشتر با آنها صحبت می کنید و آنها در صدر لیست شما باقی می مانند، شروع یک مکالمه جدید را بسیار آسان می کند. در حالی که عملکردهایی که این برنامه‌ها ارائه می‌دهند ممکن است با آنچه ایمیل ارائه می‌دهند متفاوت نباشد، این برنامه‌ها با رابط‌های دوستانه، قابلیت اطمینان، عملکرد جستجوی قوی و حتی سرعت بهتر، آن‌ها را غیرقابل انکار خوب جلوه می‌دهند.

ما فقط پیام‌های یک خطی بی‌نهایت چت را به صندوق ورودی مملو ترجیح می‌دهیم. اینکه کدام یک بهتر است هنوز قابل بحث است.

2. ارتباطات بلادرنگ و چندوظیفه ای را تشویق می کنند

در یک ارائه SlideShare، یک مدیر محصول گفت که چگونه عملکرد کاری با و بدون تداخل برنامه های پیام رسانی نوسان می کند.

در حالی که همیشه می‌توانید هنگام استفاده از نرم‌افزار پیام‌رسانی برنامه‌ای که در محل کار خود استفاده می‌کنید، کانال‌های چت را وارد و خارج کنید، اگر عضو یک کانال به‌خصوص فعال هستید، ممکن است تمام روز را در آنجا بگذرانید. مسخره ، در Slack واقعا سرگرم کننده است. بسیاری از ما سعی می کنیم با چندوظیفه ای زمان را بازیابی کنیم. اما مولتی تسکینگ کار نمی کند.

از آنجایی که ارتباط و اتصال بیش از حد در دستور کار این برنامه‌های پیام‌رسان است، می‌توانید از طریق کانال‌های اسکرول که به سرگرمی‌ها یا تنقلات اختصاص داده شده‌اند نیز مطالعه کنید. با این حال، آیا ایده کلی بهبود همکاری در محل کار و مولد شدن نبود؟

3. این برنامه ها واقعاً جایگزین ایمیل نشدند

آن را کم کردند. مقاله ای اشاره می کند که ناهمزمانی و باز بودن سلاح های مخفی ایمیل هستند. اکثر شرکت ها هنوز از چندین برنامه برای مدیریت کار استفاده می کنند. در حالی که یک برنامه پیام رسانی برای بهبود ارتباطات بین تیم ها وجود دارد، تیم ها همچنین از Trello برای مدیریت پروژه ها استفاده می کنند، ایمیل همچنان برای ارتباط با مشتری استفاده می شود، Dropbox برای مدیریت فایل استفاده می شود و این لیست ادامه دارد.

در حالی که پلتفرم بهره‌وری باید چیزی باشد که کمتر از چیزی که قبلاً استفاده می‌کردید استفاده کنید، نگه داشتن ابزارها، ایمیل‌ها، جلسات و پیام‌های بیش از حد در حال تبدیل شدن به یک چیز است. در حالی که قرار بود یک برنامه چت تیمی به شما کمک کند تا کار کنید، انجام کار را غیرممکن می کند، زیرا فقط یک تقاضای بیشتر برای زمان شما شده است.

ایمیل‌های کمتر، ارتباطات سریع‌تر، مدیریت پروژه و هماهنگی آسان‌تر – همه این‌ها چیزی است که این برنامه‌های پیام‌رسان وعده می‌دهند و همچنین وقتی کسب‌وکارها تصمیم به استفاده از آن می‌گیرند به دنبال آن هستند. بیایید این را تجزیه کنیم.

4. آنها “فرهنگ اداری” جدیدی را به وجود آورده اند.

همانطور که ممکن است تصادفی به نظر برسد، مردم درباره این برنامه ها “می دانند”. هرچه بیشتر با مدیران دیگر صحبت می کنم، بیشتر آشکار می شود که آنها برنامه های پیام رسانی را یک ضرورت نمی دانند، بلکه به عنوان چیزی که امروزه به بخشی از مدیریت نیروی کار تبدیل شده است، فکر می کنند.

به لطف همه مواد بازاریابی موجود، این برنامه ها اشتیاق دهان به دهان به دست آورده اند. نمی توان به سادگی از رابط کاربری ساده، قالب های تعاملی و راحتی که در زندگی روزمره ما به وجود آورده است چشم پوشی کرد. FOMO واقعی است. بسیاری از کسب‌وکارها، صرف‌نظر از اندازه، سبک مدیریت، صنعت – هر چه که باشد – نمی‌توانند برای ارتباط روزمره و سهولت تعامل به برنامه‌های پیام‌رسان روی بیاورند.

اسلیت پنج سال پیش اعلام کرد که این “فرهنگ آفیس جالب” است که برای دانلود فوری در دسترس است. همان مقاله اسلیت همچنین می گوید که چگونه یکی از سردبیران The Frisky برای همکارانش تلاش کرد تا “صرفاً” در Slack شرکت کنند. از روی حسادت.» حس قطعی از دست ندادن به Slack وجود داشت، اینکه بتوانید در حال انجام چت باشید، خود Slack به یک شخصیت شرکتی تبدیل شده است.

5. برنامه ها آنچه را که اکثریت حرفه ای ها می خواهند برآورده می کنند

Millennials در سال 2016 به بزرگترین بخش در نیروی کار ایالات متحده تبدیل شد. آنها همچنین مطالعه شده ترین نسل تمام دوران هستند. مطالعه ای توسط Fairygodboss بر اساس 200 مصاحبه عمیق با افراد هزاره “پتانسیل بالا” نشان داد که کارمندان هزاره به 4 چیز علاقه مند هستند و “ارتباطات بیشتر” یکی از آنهاست. این مطالعه می‌گوید که هزاره‌ها به ارتباطات دوطرفه در زمان واقعی اهمیت می‌دهند، زیرا شفافیت در مسائل و مشکلات را تسهیل می‌کند.

تحقیقات گالوپ می گوید: هزاره ها نسل اول بومی دیجیتالی هستند که در اینترنت احساس می کنند در خانه خود هستند. همچنین می‌گوید که آن‌ها کم‌تجربه‌ترین نسل در نیروی کار هستند و 85 درصد از آنها از طریق تلفن خود به اینترنت دسترسی دارند. برنامه‌های پیام‌رسانی که در محل کار استفاده می‌شوند به آن‌ها اجازه می‌دهند همیشه تلفن‌های خود را چک کنند. ایموجی ها و زینگ ها بخشی از روابط و تعامل کارکنان می شوند. و با توجه به اینکه 55 درصد از هزاره ها احساس می کنند درگیر نیستند و 16 درصد از آنها احساس می کنند فعالانه درگیر نیستند، برنامه های پیام رسان باعث می شود آنها احساس کنند که بسیار مهم هستند تا با ایده “هرگز خاموش” کار کنند.

به طور خلاصه، هنگامی که صحبت از اهمیت جذب هزاره ها در نیروی کار می شود، کارفرمایان به جنبه های مثبت نگاه می کنند و فکر می کنند آنچه که هزاره ها می خواهند ممکن است به نفع همه کارمندان باشد و بنابراین، بهتر است اخلاق کاری آنها را در آغوش بگیرند.

6. اپلیکیشن های پیام رسان می توانند بهره وری در محل کار را افزایش دهند

بر اساس تحقیقات IDC، این نوع «برنامه‌های مشارکتی تیمی» بخشی از بازار جهانی 3.5 میلیارد دلاری هستند. این برنامه‌ها برای کارکرد روان سازمان‌ها ضروری بودند، زیرا کار به طور فزاینده‌ای از راه دور و جهانی پیش می‌رفت.

در سال 2012، مک کینزی گفت که فناوری های ارتباطی در محل کار، پتانسیل افزایش بهره وری کارکنان را تا 25 درصد دارند. بر اساس این مطالعه، میانگین کارگر تعاملی حدود 28 درصد از هفته کاری را صرف مدیریت ایمیل و نزدیک به 20 درصد به دنبال اطلاعات داخلی یا ردیابی همکارانی می‌کند که می‌توانند در انجام وظایف خاص کمک کنند.

این مطالعه نشان داد که افراد با استفاده از یک نرم‌افزار جدید در محل کار می‌توانند راحت‌تر و سریع‌تر به آنچه می‌خواهند برسند. این چیزی است که ممکن است تا حدی اتفاق بیفتد، اما مشکلات دیگری نیز افزایش یافته بود.

تجربه استفاده از این برنامه ها به قدری غوطه ور است که اغلب آن را تنها راه افزایش بهره وری می دانیم. با این حال، توصیه می شود به دنبال راه های دیگری برای افزایش بهره وری در محل کار نیز باشید.

بهتر است برنامه‌های پیام‌رسان را با برنامه‌های مدیریت وظایف جایگزین کنید که به افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند.

چرا نرم افزار مدیریت وظایف بهتر از برنامه های پیام رسانی فوری است؟

نرم‌افزار مدیریت کار، وقفه‌های مداوم و نیاز دائمی به گنجاندن را تشویق نمی‌کند، در حالی که آنها همه چیز را با تابلوها، نمودارها و گزارش‌ها بصری می‌سازند. داشتن یک مکان اختصاصی برای کار خاص جایگزین صندوق‌های ورودی پر شده با انواع درخواست‌ها، رشته‌های خیلی طولانی و طرح‌های غیرقابل درک است که مردم به آنها پاسخ می‌دهند. برنامه‌های مدیریت وظایف، در حالی که رابط‌های کاربری آسانی دارند، رابط‌های گفتگوی برنامه‌های پیام‌رسان را ندارند و از برنامه‌هایی که ما در زندگی شخصی خود استفاده می‌کنیم تقلید نمی‌کنند.

نحوه استفاده از برنامه چت تیمی در محل کارتان نیز یک تصمیم شخصی است. اگر فکر می کنید حواس پرتی بیش از حد است، فقط اعلان ها را خاموش کنید. شاید مشکل تکنولوژی نباشد. همچنین می تواند یک مشکل مرزی باشد. بپرسید آیا اقدامات شما به اهداف کلی شغلی شما کمک می کند یا خیر. سپس، مرزهای خود را به همکاران خود در میان بگذارید و به آنها پایبند باشید.

تماس پایانی را دریافت کنید.

فکر ، به اینکه برنامه های پیام رسان شما را سازنده می کنند، احمقانه است. با این حال، می توان آن را با استفاده از ابزارهای مناسب حل کرد – و مهمتر از همه، استفاده از آنها در زمان مناسب. متعادل ، ساعات کاری خود با استفاده از برنامه‌های پیام‌رسانی فوری و سایر نرم‌افزارهای مفید می‌تواند به خلاقیت در محل کار کمک کند، اما استفاده از برنامه‌های پیام‌رسانی فوری به تنهایی می‌تواند آن را خنثی کند.

چندین استراتژی برای افزایش خلاقیت در محل کار خود و اتخاذ آنها در زندگی حرفه ای خود بررسی کنید.