این جمله را شنیده اید که «هوشمندانه تر کار کن، نه سخت تر».
تیم های بازاریابی محتوا بهتر است این فلسفه را اتخاذ کنند. سخت کوشی به تنهایی نمی تواند مبارزه برای برآورده ساختن مطالبات بیشتر (و بهتر) را حل کند. با این حال، کار هوشمندانه‌تر می‌تواند اصطکاک، سردرگمی و ناکارآمدی‌های تولید را که می‌تواند مانع موفقیت آنها شود را از بین ببرد.
کار هوشمندانه نیاز به گردش کار عملیاتی روشن و فرآیندهای کاملاً تعریف شده دارد. اگر تیم شما فاقد این عناصر اساسی باشد، وظایف مهم از بین می‌روند و هیچ ، نمی‌داند مراحل بعدی یا چه کسی مسئول انجام آنهاست. در نهایت، هرج و مرج حاکم می شود، کیفیت محتوا آسیب می بیند، و تیم وقت خود را برای رفع مشکلات تولید تلف می کند در حالی که رقبای شما چالش های مخاطبان شما را حل می کنند.
با این فرآیند پنج مرحله ای ساده، می توانید گردش کار را برای هر قالب محتوا و تنوعی که تیم شما به طور منظم تولید می کند، ترسیم کنید. سپس، می توانید فرآیندهای اجرایی بسازید که تولید را قابل مدیریت تر می کند. الگوها و نمونه ها می توانند شما را در هر مرحله راهنمایی کنند.
مرحله 1: فرمت های محتوای خود را بررسی کنید
ابتدا، شما نیاز به یک نمای سطح بالا از تمام محتویات قابل تحویل و توزیع برای هر قالب دارید.
یک الگو با این ستون ها ایجاد کنید – قالب محتوا، پلت فرم توزیع اولیه، پلت فرم های توزیع اضافی، و شرایط و تنوع خاص.
- قالب محتوا: آیا مقاله ایجاد می کنید؟ کتاب های الکترونیکی؟ ارائه زنده؟ وبینارها؟ محتوای بصری؟ برای هر قالبی که تیم شما به طور مرتب تولید می کند یک ردیف ایجاد کنید.
- پلت فرم تحویل اولیه: هر قالب کجا منتشر یا به اشتراک گذاشته می شود اولین? در حالت ایده آل، این یک پلت فرم رسانه ای است، مانند وبلاگ شما یا از طریق ایمیل. با این حال، اگر یک پلت فرم خارجی مانند رسانه های اجتماعی است، مقصد را یادداشت کنید.
- پلتفرم های توزیع اضافی آیا از این قالب محتوا در کانال های دیگر استفاده می کنید؟ آنها را فهرست کنید. این مرحله کمک می‌کند تا وظایف نادیده گرفته‌شده در این فرآیند، مانند آپلود دارایی‌ها در صفحات اجتماعی برندتان از طریق حساب مدیریت یا تغییر اندازه تصاویر به مشخصات پلتفرم، ظاهر شود. همچنین مراحل پس از انتشار را برای ارائه یک تجربه چندپلتفرمی ثابت در نظر می گیرد.
- شرایط و تغییرات خاص آیا برخی از کتاب‌های الکترونیکی را به‌عنوان آهن‌ربای نسل سرب در نظر می‌گیرید در حالی که سایر کتاب‌های الکترونیکی بدون استفاده باقی می‌مانند؟ آیا تنها زمانی که در حال تبلیغ یک رویداد یا پیشنهاد ویژه هستید، ویدیوها به خبرنامه‌های شما اضافه می‌شوند؟ به هر گونه تغییراتی که نیاز به مراحل اضافی یا فرآیند تولید متمایز دارد توجه کنید.
نکته: اگر یک قالب محتوا به طور قابل توجهی به روش های مختلف استفاده می شود، آن موارد استفاده را در ردیف های جداگانه فهرست کنید. به عنوان مثال، ویدیوها ممکن است دو ردیف داشته باشند، Video — YouTube و Video — Instagram Stories.
در این مرحله، فقط بر روی وظایف سطح بالا در گردش کار عملیات خود تمرکز کنید. جزئیات دقیق‌تری مانند نیازهای طراحی، چه کسی محتوا را ایجاد می‌کند و چه کسی باید آن را تأیید کند، بعداً (مرحله سه) ارائه می‌شود.
در اینجا مثالی از نحوه ظاهر حسابرسی آورده شده است:
| فرمت محتوا | بستر توزیع اولیه | پلتفرم های توزیع اضافی | شرایط خاص / تغییرات |
| مقاله سرمقاله | وب سایت / وبلاگ) | · خبرنامه · صفحه/گروه نمایه لینکدین · رسانه های اجتماعی |
· پست های حمایت شده · پست های جمع سپاری شده · مجموعه های نمونه · پست های بازنشر شده · ارسالی مشارکت کنندگان |
| خبرنامه | پست الکترونیک | هیچ یک | هیچ یک |
| کتاب الکترونیکی | وب سایت (صفحه منابع) | · کمپین های ایمیل · مقاله سرمقاله · صفحه فرود حمایت شده |
· دارای دروازه برای ژنرال سرب · کتاب های الکترونیکی حمایت شده |
| ویدیو (پخش زنده) | اینستاگرام | · فیس بوک · TikTok LIVE |
· ایجاد مشترک با اینفلوئنسر · مصاحبه تخصصی |
| ویدئو (فیلم بندی شده) | یوتیوب | · وب سایت / وبلاگ · میکروسایت رویداد · صفحه ویدیوی وب سایت |
· وبینارهای حمایت شده |
| پست شبکه های اجتماعی | لینکدین | · فیس بوک · لینکدین · اینستاگرام |
· تبلیغات پولی · با اینفلوئنسرها ایجاد شده است |
| ارائه زنده | رویداد حضوری | · بستر رویدادهای مجازی · لینکدین زنده |
· قطعه های ویدیویی در رسانه های اجتماعی · سایت شریک توزیع |
مرحله 2: فهرست تمام وظایف مورد نیاز برای هر قالب
در مرحله بعد، تمام وظایف تولیدی ویراستاری، مشارکتی و فنی را برای تولید هر قالب محتوا برای پلتفرم اصلی آن شرح دهید.
ممکن است بخواهید با رایج ترین یا حیاتی ترین آنها شروع کنید اهداف محتوای شما متناوبا، با پیچیده ترین دارایی شروع کنید، که شامل چندین تیم یا مراحل زیادی برای تولید و توزیع است. در عرض یک دقیقه خواهید دید چرا
نگران نظم دادن به وظایف نباشید. فقط آنها را همانطور که به ذهنشان می رسد فهرست کنید. به عنوان مثال، یک مقاله سرمقاله برای وبلاگ وب سایت شما ممکن است شامل این لیست وظایف باشد:
- موضوع را تعیین کنید
- زمان بندی انتشار در تقویم تحریریه.
- نسخه ارسال شده را ویرایش کنید.
- کپی و تصاویر را در سیستم مدیریت محتوا بارگیری کنید.
- قالب بندی محتوا برای چیدمان
- نسخه ویرایش شده را برای بازبینی/تایید به نویسنده و سهامداران ارسال کنید.
- بازخورد فروش/بازاریابی در مورد موضوع را درخواست کنید.
- جزئیات فراداده را برای سئو تنظیم کنید.
- برای خبرنامه ایمیل روزانه، پیوندها/دارایی ها را به فرد مخاطب ارسال کنید.
- طراحی و توسعه تصاویر بصری.
- اطلاعات/ دارایی های زیستی نویسنده را جمع آوری کنید.
- طوفان فکری زوایای خاص داستان.
- شناسایی و مصاحبه با کارشناسان موضوعی.
- جمع آوری معیارها/تولید گزارش عملکرد.
- نویسنده را برای نوشتن کپی تعیین کنید.
- طرح نهایی را اثبات و تایید کنید.
- داده های عملکرد را با ذینفعان به اشتراک بگذارید.
- محتوا را در پلتفرم اصلی خود منتشر کنید.
- پیوندها/دارایی ها را با شرکای محتوا برای استفاده آنها به اشتراک بگذارید.
برخی از این وظایف ممکن است چندین مرحله فرعی داشته باشند. برای مثال، قالب‌بندی مقاله می‌تواند شامل وارد ، و تغییر اندازه تصاویر، افزودن لینک‌ها، تنظیم برچسب‌های دسته‌بندی و غیره باشد.
مرحله 3: سازماندهی وظایف بر اساس مرحله تولید
در مرحله بعد، برای هر قالب، وظایف را به ترتیب در مراحل پیش تولید، تولید و پس از تولید گروه بندی کنید، همانطور که در قالب زیر نشان داده شده است.
به راحتی می توانید جزئیات روشنگری را به شرح وظایف خود اضافه کنید. آنها می‌توانند به اعضای تیم کمک کنند تا اقدامات معمولاً گیج‌کننده را تشخیص دهند، مانند ویرایش برای ماده در مقابل تصحیح نهایی.
| مرحله فرمت محتوا (مقاله سرمقاله) |
وظایف مورد نیاز |
| مرحله پیش تولید | موضوع را مشخص کنید. |
| زاویه طوفان فکری | |
| منابع/کارشناسان موضوع را شناسایی کنید. | |
| درخواست بازخورد فروش/بازاریابی در مورد موضوع و رویکرد. | |
| یک نویسنده را تعیین کنید. | |
| تسهیل الزامات حاکمیتی. | |
| اطلاعات/ دارایی های زیستی نویسنده را ایجاد/جمع آوری کنید. | |
| مرحله تولید | دریافت ارسال نویسنده |
| نسخه را برای سبک و ماهیت ویرایش/بازبینی کنید. | |
| طراحی/توسعه تصاویر بصری | |
| یک نسخه نهایی را برای بازبینی/تایید برای نویسنده و ذینفعان ارسال کنید. | |
| بارگذاری/فرمت کپی و تصاویر برای طرح. | |
| جزئیات فراداده را برای سئو تنظیم کنید. | |
| طرح نهایی را اثبات و تایید کنید. | |
| مرحله پس از تولید | زمان بندی انتشار در تقویم تحریریه. |
| محتوا (از جمله ابرداده) را در پلتفرم اصلی خود منتشر کنید. | |
| برای درج هشدار ایمیل/خبرنامه، محتوا را به (تماس) ارسال کنید. | |
| پیوندها/دارایی ها را با شرکای محتوا به اشتراک بگذارید تا تلاش های بیشتری برای تبلیغ، تغییر منظور و توزیع بر اساس طرح محتوا انجام شود. | |
| داده های متریک را جمع آوری کنید و گزارش تهیه کنید. | |
| داده های عملکرد را با ذینفعان به اشتراک بگذارید تا از تنظیمات بالقوه یا برنامه های محتوای آینده مطلع شوید. |
برای کمک به سازماندهی وظایف خود به ترتیب منطقی، به این سؤالات نیز پاسخ دهید:
- کدام کارها باید قبل از شروع دیگران انجام شوند؟
- کدام وظایف می توانند همزمان اتفاق بیفتند؟
- چه کارهایی نشان می دهد که یک مرحله کامل است و مرحله بعدی می تواند شروع شود؟
فرآیندهای شما باید استانداردها و الزامات تعیین شده در سطح سازمانی را در نظر بگیرند یا به سایر عملکردهای سازمانی کمک کنند. برای مثال، ممکن است لازم باشد جزئیات فراداده را بر اساس استراتژی سئوی سازمانی خود تنظیم کنید یا از رویه‌های سازمانی پیروی کنید، مانند ایمن ، قراردادهای مشارکت‌کننده امضا شده.
اگر این مراحل در لیست وظایف اولیه شما قرار نگرفت، آنها را اضافه کنید. (در مثال بالا، “تسهیل الزامات حاکمیتی” را اضافه کردم که در لیست وظایف اصلی نبود. اگر مطمئن نیستید که این وظایف شامل چه مواردی می شوند – یا چگونه آنها را انجام دهید – متوجه شوید. فقط اگر کار شما را سخت تر می کند پس از ترسیم گردش کار عملیاتی، باید مراحل را وصل کنید یا دوباره ترتیب دهید.
مرحله 4: نقش ها را تعیین کنید و نحوه جریان کار را ترسیم کنید
از اینجا، شما یک ستون برای تعیین نقش ها و مسئولیت ها برای هر کار اضافه می کنید. با استفاده از این اطلاعات، می توانید نقشه ای ایجاد کنید که نشان می دهد چگونه تلاش های تولید از یک نقش به نقش دیگر جریان می یابد.
بخش اول نسبتاً آسان است، به خصوص اگر یک تیم بازاریابی محتوای متمرکز و کوچک داشته باشید و نقش‌های آن به وضوح مشخص شده باشد. برای کارهای مشترک، همه افراد (یا بخش هایی که آنها نمایندگی می کنند) را که باید قبل از تکمیل آن کار عمل کنند، دربرگیرند. در این مثال، من نقش‌های پیش‌تولید را به‌عنوان راهنما بازی کردم:
| مرحله فرمت محتوا (مقاله سرمقاله) | وظیفه برای انجام | نقش ها |
| مرحله پیش تولید | موضوع را مشخص کنید. | · سرگروه |
| زاویه طوفان فکری | · سرگروه · سردبیر |
|
| منابع/کارشناسان موضوع را شناسایی کنید. | · سردبیر · ویرایشگر داستان · نویسندگان کارکنان |
|
| درخواست بازخورد فروش/بازاریابی در مورد موضوع و رویکرد. | · سردبیر | |
| یک نویسنده را تعیین کنید. | · سردبیر | |
| تسهیل الزامات حاکمیتی. | · سردبیر | |
| اطلاعات/ دارایی های زیستی نویسنده را ایجاد/جمع آوری کنید. | · ویرایشگر کپی |
تعیین نقش ها می تواند برای شرکت های بزرگتر یا کسانی که مسئولیت های محتوای مشترک در بخش ها دارند پیچیده تر باشد. با این حال، هنگامی که اعضای تیم بازاریابی محتوای خود را در حوزه‌های مسئولیت استاندارد خود قرار دهید، می‌توانید ببینید که در کجا شکاف‌ها وجود دارد. این می تواند به شناسایی تیم های داخلی برای نزدیک شدن به کمک های مشترک کمک کند.
به‌علاوه، به شناسایی مناطقی که فاقد قابلیت‌ها یا پوشش کافی هستید کمک می‌کند تا بتوانید فعالانه آنها را با برون‌سپاری استعدادها یا ترکیب ابزارهای هوش مصنوعی مولد پر کنید. ممکن است افزونگی های غیر ضروری را کشف کنید که می توان آنها را حذف کرد.
اکنون نمودار تمام اطلاعات مورد نیاز برای درک جریان کار قالب مقاله سرمقاله را ارائه می دهد. با این حال، تبدیل آن به یک گرافیک یا نقشه قابل اشتراک‌گذاری می‌تواند به ذینفعان کمک کند تا ببینند که چگونه در زنجیره تولید قرار می‌گیرند و چه چیزی هنوز باید اتفاق بیفتد.
مرحله 5: عملیاتی ، و تکرار
شما کارها را فهرست کردید و ترتیب عملیات را برای قالب محتوا ترسیم کردید. اکنون، آن را به عنوان یک فرآیند تکرارپذیر اجرا کنید. مکانیزمی برای ردیابی و مدیریت وظایف در حین انجام آنها ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که همه کارهایی را که باید انجام دهند، دارند.
می توانید از داشبوردهای دقیق ارائه شده در ابزارهای مدیریت پروژه مانند Asana یا Jira برای ساختن یک سیستم پیچیده استفاده کنید. گزینه دیگر ایجاد ردیاب ها و چک لیست های سفارشی شده با استفاده از ابزارهای کاری مبتنی بر ابر مانند Airtable، Trello یا Notion است. با این حال، ساده ترین رویکرد ممکن است کپی ، اطلاعات از نمودار قالب در یک صفحه گسترده Google یا سند اکسل قابل اشتراک گذاری باشد.
اکنون، می‌توانید فرآیند را برای تغییرات قالب محتوا تطبیق دهید. در اینجا نحوه کار این است:
- جدول اصلی را که در آن شرایط استثنایی و تغییراتی که به مجموعه مراحل متفاوتی نیاز دارند، یادداشت کنید.
- وظایف روی نمودار را طی کنید (مرحله دوم). کارهای غیر ضروری را برای تغییرات حذف کنید و هر کدام را که باید اضافه شود شناسایی کنید. به عنوان مثال، با یک پست وبلاگ حمایت شده (تنوعی از یک مقاله وبلاگ)، ممکن است لازم باشد آرم مشتری و کپی دیگ بخار را یکپارچه کنید یا فرآیند بررسی و تایید کپی آنها را تسهیل کنید.
- برای کارهایی که به تازگی اضافه شده اند نقش تعیین کنید.
با استفاده از این مدل، می توانید این فرآیند را برای هر قالب محتوایی که به طور منظم استفاده می شود، تکرار کنید، بنابراین یک ردیاب عملیات محتوای جامع دارید.
بسازید، تجدید نظر کنید، تکرار کنید و به دست آورید
تیم های بازاریابی محتوا مسئولیت های زیادی را بر عهده می گیرند. چرا کارشان را با هوشمندانه تر ، کار آسان نمی کنیم؟ گردش کار عملیاتی را ترسیم کنید و فرآیندهای قابل اعتمادی را ایجاد کنید که عملکرد آنها را تقویت کند.
اگر تصمیم دارید این میانبر را امتحان کنید، دوست دارم بدانم که چگونه کار می کند – یا اینکه چگونه آن را برای عملکرد بهتر برای تیم خود تطبیق داده اید.
تمام ابزارهای ذکر شده در مقاله توسط نویسنده شناسایی شده است. اگر ابزاری برای اشتراک گذاری دارید، ما را در شبکه اجتماعی تگ کنید رسانه ها.
مطالب مرتبط دستچین شده:
تصویر روی جلد توسط جوزف کالینوفسکی/موسسه بازاریابی محتوا
منبع: https://contentmarketinginstitute.com/articles/build-content-operations-workflow